Comment rédiger un emailing impactant pour augmenter vos retours candidats

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Publié le 15/12/2020, par Florane Giolat

Identifiez les objectifs de votre email

Si, généralement, l’emailing est utilisé par les recruteurs lors d’un premier contact (après une recherche dans une CVthèque ou en réponse à une candidature par exemple), il peut aussi être utilisé pour décliner plusieurs candidatures à un même poste. Ici, nous aborderons l’emailing d’approche uniquement.

Avant de rédiger votre email, vous devrez vous penchez sur toutes les conséquences que pourra entraîner votre email dans l’esprit du candidat : Sera-t-il intrigué par le poste ? Vous trouvera-t-il sympathique, ou au contraire, désagréable ? Aura-t-il envie de se renseigner sur votre entreprise ? S’il le fait, que trouvera-t-il ? Votre message est-il cohérent avec les valeurs et la culture de votre société ? S’il ne réside pas au Luxembourg, aura-t-il envie de découvrir ce pays ?

Toutes ces questions sont indispensables à votre réflexion au préalable et donc à votre rédaction.

Certains recruteurs pensent (souvent à tort) qu’un emailing est un excellent moyen de contacter rapidement des candidats, sans perdre de temps. Nous allons voir qu’un emailing rédigé « à la va vite » peut avoir de lourdes conséquences sur votre communication et votre future réputation auprès des talents, ce qui transformera votre gain de temps original en perte de temps considérable pour rattraper les dégâts causés.

Votre ligne directrice, votre objectif, doit être avant tout de créer un échange positif, accueillant afin de donner envie aux personnes contactées de vous répondre.

Comment s’y prendre ?

1.     Le ciblage :

Tout comme un emailing marketing, un emailing recrutement doit miser sur une cible pertinente afin de pouvoir le personnaliser au maximum. Il est important de passer du temps sur sa sélection de CVs, afin qu’elle soit la plus adaptée à votre offre d’emploi. La qualité doit toujours primer sur la quantité. En proposant une offre d’emploi à un candidat mal ciblé, ou en rédigeant un message non adapté, le risque est de faire fuir les meilleurs candidats ou d’attirer les moins pertinents. Le but de cette démarche est d’initier un processus de recrutement, en partant d’une sélection de candidats idéals et de les garder jusqu’au bout. Si, d’entrée de jeu, vous partez avec les candidats les moins pertinents, vous perdrez du temps, et en ferez perdre au candidat.

Le risque est donc de donner une mauvaise image de votre société, ce qui poussera potentiellement les profils à se tourner vers vos concurrents, voire, à parler de votre société de manière négative à leur entourage.

2.     Le contenu :

Il y a deux éléments qui favorisent considérablement le taux d’ouverture d’un email. En premier lieu, le sujet du mail doit être concis, clair et, si possible, légèrement intriguant afin de donner envie à votre lecteur d’ouvrir votre mail et d’y découvrir son contenu. En seconde position, la personnalisation doit également être mise en place, même à petite échelle. Selon les profils que vous recherchez, vous pouvez vous permettre d’utiliser un style moins formel (tout en restant professionnel). Voici nos exemples :

  • {Prénom}, que diriez-vous de rejoindre notre équipe ?
  • {Prénom}, devenez notre futur développeur Java !

Si vous préférez un style plus classique, vous pouvez opter pour les propositions suivantes :

  • Proposition de poste : développeur Java
  • Proposition de poste à Luxembourg ville

Une fois votre objet trouvé, passons à la dernière partie : le corps du mail.

Dans un mail d’approche, il est essentiel d’inclure un court descriptif de vous-même (votre poste) et de l’entreprise. Cela peut être fait dès l’introduction.

Une fois encore, la personnalisation et la précision auront un rôle important à jouer. Vous pouvez par exemple continuer votre email en précisant ce qui vous a poussé à écrire à ce profil, où avez-vous trouvé le CV du candidat et pourquoi vous lui écrivez.

Vous pouvez ensuite consacrer rapidement quelques lignes à la description du poste, sa localisation, une ou deux missions principales, l’équipe pour laquelle vous recrutez… Le but est de donner envie, pas de tout dévoiler.

Nous vous recommandons d’être concis dans votre rédaction : une dizaine de lignes au maximum seront suffisantes, et feront gagner du temps à tout le monde.

Si votre but est de proposer un entretien ou un appel, deux possibilités : vous pouvez indiquer les détails techniques (avec qui se déroulera l’entretien, dans quel format, sur quelle plateforme s’il s’agit d’une visioconférence…) ainsi que plusieurs propositions de dates et heures (ou mieux, un lien vers votre calendrier afin qu’il puisse choisir sa disponibilité type Calendly), ou tout simplement lui poser une question sur sa disponibilité et de lui proposer de revenir vers vous.

Enfin, n’oubliez pas d’inclure vos coordonnées afin d’être recontacté rapidement : votre nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, et pourquoi pas votre profil LinkedIn.

3.     L’authenticité

Montrer à la personne que vous avez eu le temps de consulter son profil (pour de vrai) en vous raccrochant par exemple à un élément important dans son CV (une certification, la un projet, la maitrise d’une techno en particulier, le diplôme...) Il est nécessaire de rester simple et transparent dans le contenu et la façon d’écrire.

Pour vous aider, nous vous avons préparé quelques exemples, n’hésitez pas à vous en inspirer !

Exemple 1 :

Proposition de poste : Développeur Java

Bonjour {Prénom},

Je suis Jérémy, chargé de recrutement chez XYZ, entreprise basée au Grand-Duché de Luxembourg et spécialisée dans la conception de site web depuis 2012.

Je me permets de vous contacter car votre profil et particulièrement vos compétences en développement, ont retenu toute mon attention.

Etant une société en pleine expansion, notre équipe est actuellement à la recherche d’un développeur Java senior, qui pourrait évoluer sur des missions de management, d’analyses et de développement de nos futurs projets, jusqu’à la mise en production avec les clients.

Je souhaiterais planifier avec vous un court entretien téléphonique pour discuter davantage de votre parcours professionnel ainsi que du poste et des missions. Seriez-vous disponible lors d’un de ces créneaux ?

Le 20/11 à 10h ou à 17h.

Le 23/11 à 14h.

Je reste à votre disposition pour toute question et vous souhaite une bonne journée.


Cordialement,

Jérémy

Chargé de recrutement, XYZ

+35262123456789

jeremy@xyz.com

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Exemple 2 :

{Prénom}, devenez notre futur développeur Java !

Bonjour {Prénom},

Que diriez-vous de rejoindre une société de conception de site web en pleine expansion, basée au centre de Luxembourg ?

En effet, l’équipe de XYZ est actuellement à la recherche de son prochain spécialiste du développement web, avec une bonne maîtrise de l’environnement JAVA en général.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur l’offre et ses missions, n’hésitez pas à me répondre par email afin que nous puissions convenir d’un entretien téléphonique.

Au plaisir de recevoir de vos nouvelles.

Bien à vous,

Jérémy 

Chargé de recrutement, XYZ

+35262123456789

jeremy@xyz.com

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