Assistant évènementiel / Event Assistant (m/f)

Luxembourg Congrès S.A, société assurant la gestion et la commercialisation de l’European Convention Center Luxembourg (ECCL), le Palais des congrès de Luxembourg, propose un poste dans le cadre de sa stratégie de développement international.

Les objectifs du poste sont les suivants :

• Assister l’équipe de Luxembourg Congrès, notamment l’équipe EVENTS, dans l’organisation des évènements nationaux et internationaux programmés à l’ECCL.
• Fournir à la société les données et informations nécessaires pour déterminer et renforcer son positionnement au niveau international, orienter et définir sa stratégie marketing grâce à des recherches et analyses spécifiques ;
• Développer et affiner sa base de données clients (CRM) pour le développement de ses actions commerciales sur les marchés cibles ; 

Descriptif du poste

L’Event Assistant est chargé d'assister l'équipe de Luxembourg Congrès d'une part, pour la réalisation de toutes les tâches liées à l'organisation des réunions qui se dérouleront dans les infrastructures gérées par Luxembourg Congrès, et d'autre part, pour le suivi et l’assistance dans les tâches administratives et quotidiennes de l’équipe de Luxembourg Congrès. 

MISSIONS :

Soutien à l'organisation d'événements : 

Apporter une aide logistique pour l'organisation des réunions/conférences/congrès et événements organisés à l’European Convention Center Luxembourg (bâtiment principal et à l'Hémicycle) : 

• Suivi des plannings de réservation des salles
• Suivi de la coordination des services et prestations sur site
• Aide à la mise en place des salles
• Soutien logistique pendant le déroulement des évènements
• Suivi administratif des dossiers
• Gestion des appels téléphonique et emails

Administratif :

• Gestion et responsabilité des tâches bureautique (bureautique, diverses commande et réception et/ou livraison de matériel et/ou fournitures, etc…).
• Aide à la réalisation de documents administratifs et/ou commerciaux (rapports, tableaux, PPT).
• Mise à jour des statistiques et rédaction de rapports d’analyse.
• Soutien aux tâches administratives pour soulager l’équipe, en particulier, lors de périodes de forte activité.

Développement commercial : 

• Mettre à jour la base de données clients de la société via CRM et du logiciel.
• Mise à jour des statistiques et encodage de données dans tableurs.
• Mesurer l’impact de l’évènement à partir des outils 

PROFIL :

• BAC+3 - intérêt pour l’évènementiel prioritaire.
• Une première expérience significative dans un Palais/Centre de congrès - ou en agence - hôtellerie - restauration - est un plus.
• Langues parlées :
• français lu, écrit, parlé
• anglais bon niveau professionnel oral et écrit
• toute autre langue est un plus 

COMPÉTENCES REQUISES :

• Travail en équipe
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication verbale et non-verbale 
• Excellente qualités rédactionnelles
• Sens du relationnel
• Parfaite maîtrise du Pack Microsoft Office - la maitrise d’autres outils informatiques ou de logiciels est un plus.  

LIENS HIÉRARCHIQUES : 

• Rapporte directement à l'Event Manager, à la Directrice Adjointe ainsi qu’au Directeur Général.

RELATIONS EXTERNES :

• Prestataires de services exclusifs sur site / Fournisseurs et prestataires de service externes
• Organisateurs de congrès et événements / Agence évènementielles, DMC, PCO
• Participants nationaux et internationaux présents sur les évènements.

DUREE DU CDD :

• Le CDD (Contrat à Durée Déterminée) est prévu sur une période de 6 mois.
• Période prévue : dès que possible - à partir du 2 septembre 2024

CONDITIONS :

Contrat de travail base 40h / semaine du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00 Rémunération attractive + nombreux avantages en nature