Réceptionniste H/F

NeithWork, cabinet de recrutement intervient dans les plus grands acteurs du droit.

Notre client, cabinet d'avocats international basé au Luxembourg présent dans près de quarante pays, nous recherchons un(e) réceptionniste pour rejoindre une équipe dédiée au cabinet.

Description du poste :

• Accueil physique et téléphonique des clients, des partenaires et des visiteurs
• Gestion de l'emploi du temps et les événements à venir, en tenant compte des rendez-vous, des réunions et des engagements futurs
• Offrir des rafraîchissements aux visiteurs en fonction de leurs préférences et de leurs besoins spécifiques
• Fournir un soutien administratif complet aux avocats et au personnel, y compris la préparation des documents, la gestion des dossiers et la coordination des activités quotidiennes afin de garantir l'efficacité opérationnelle.
• Gérer de manière proactive les fournitures de bureau, l'entretien des équipements et l'organisation de l'espace de travail afin de maintenir un environnement professionnel et fonctionnel.
• Trier et gérer efficacement les communications entrantes, y compris les appels téléphoniques, les courriels et le courrier postal, en les traitant de manière prioritaire et confidentielle.
• Coordonner la logistique des déplacements des avocats et des clients, y compris la réservation des billets, l'hébergement et le transport, en veillant à une planification précise et sans faille.
• Gérer de manière proactive l'emploi du temps des avocats et du personnel, en coordonnant les rendez-vous, les réunions et les obligations professionnelles afin d'optimiser leur temps et leur productivité.

Profil :

• Avoir une expérience dans un environnement international, en particulier dans des secteurs tels que l'hôtellerie, la banque ou les services de luxe
• Maîtriser le français et l'anglais. L'allemand et le luxembourgeois sont de réels atouts.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion des salles de réunion, et être capable d'utiliser efficacement la technologie pour soutenir les opérations quotidiennes.
• Sens de la discrétion, d'autonomie et de professionnalisme, ainsi que d'une capacité d'organisation exceptionnelle pour gérer efficacement des tâches multiples et des priorités changeantes.
• Compétences interpersonnelles, avec la capacité d'interagir avec un large éventail de personnes et d'établir des relations professionnelles positives et durables.