Trois expéditionnaires administratifs (m/f) Expirée

Trois expéditionnaires administratifs (m/f)

L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins du Bierger-Center, du Service Hygiène et du Service Biens communaux et aménagement foncier, trois expéditionnaires administratifs (m/f) à plein temps et rémunérés dans le groupe de traitement C1, sous-groupe administratif.

a) Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement C1, émis par le Ministre des Affaires intérieures. 

b) Missions et tâches:

1 poste au Service Bierger Center

Centrale téléphonique :

• réception et identification des appels;
• analyse de la demande et orientation, soit vers la personne recherchée, soit vers un service compétent;
• mise en relation et suivi de la prise en charge de l'appel;
• traitement des demandes de renseignements téléphoniques.

Info-Accueil :

• accueillir le public;
• orienter, conseiller et informer les citoyens;
• gérer, conjointement avec le secrétariat, l'accès et les badges d'entrée du bâtiment;
• commander et distribuer des brochures et des dépliants d'information;
• vérifier les demandes administratives réceptionnées et les transmettre aux départements concernés;
• réceptionner les cartes d'identité et les passeports luxembourgeois;
• accueillir et orienter les citoyens ayant pris rendez-vous.

Autres activités :

• préparer la salle de réunion et/ou la salle de formation;
• recueillir et transmettre des réclamations de citoyens;
• assurer la réception et la distribution du courrier;
• gérer les demandes de réparation du bâtiment introduites par le personnel via le système de gestion d’incidents;
• collaborer avec le Service Maintenance pour planifier les interventions;
• veiller à l'ouverture et à la fermeture des portes d'entrée du bâtiment;
• effectuer des retraits de commande de matériel de bureau.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Pierre Rehlinger, chef de service, tél. : 4796 – 4134.

1 poste auprès du Service Hygiène

• Établissement des engagements, des bons de commandes sur demande des responsables des départements ;
• Réception et contrôle des factures fournisseurs, des bons de livraisons et des commandes ;
• Gestion des factures et des déclarations de recette à l'aide du logiciel SAP ;
• Encodage et contrôle des tickets de pesage ;
• Collecte et enregistrement des données des différentes prestations (statistiques) ;
• Facturation trimestrielle des suppléments aux clients et des dépôts illicites ;
• Suivi des factures en cas de non-paiement ;
• Gestion des doléances clients ;
• Demande d'offres auprès de fournisseurs ;
• Gérance d'une caisse et gérance des grands projets/chantiers au niveau budgétaire ;
• Collecte des données nécessaires pour le dossier de soumission ;
• Elaboration de l'avis de marché (surtout volet administratif) ;
• Analyse des offres ;
• Etablissement des statistiques sur base des données collectées et encodage au long de l'année pour les différents rapports/relevés annuels (Ministère Environnement, clients, journaux quotidiens, divers,).

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Gilles ZIGLIANA, responsable administration du Service Hygiène, au numéro d’appel 4796 – 3624.

Profil

Être doté des compétences sociales suivantes :

• Précision, rigueur et bonne faculté de travail en équipe 
• Bon sens des responsabilités 
• Bon esprit d’organisation et de coordination
• Aisance au niveau des relations interpersonnelles 
• Bonnes facultés de communication 
• Bonnes connaissances informatiques (MS Office) 

1 poste auprès du Service Biens communaux et aménagement foncier

Support administratif

• Prise en charge de l’accueil téléphonique ;
• Gestion du courrier ;
• Rédaction de contrats et d’avis ;
• Gestion de la résiliation (visite, remise des clés) ;
• Émission de factures annuelles ;
• Mise à jour de la liste d'attente et des bases de données ;
• Vérifications périodiques des données ;
• Collecte de documents cadastraux (mesurages, extraits) ;
• Gestion du stock de matériel d’entretien ;
• Coordination régulière des demandes des associations avec les autres services communaux ;
• Préparation des demande d’offres et dossiers d'adjudication ;
• Élaboration du cahier des charges ;
• Lancement des appels d'offres ;
• Analyse des propositions ;
• Préparation des commandes ;
• Gestion du budget ;
• Vérification des factures ;
• Analyse des autorisations ;
• Coordination avec le bureau d'études ;
• Supervision des chantiers d'entretien.

En coordination avec l’équipe terrain

• Établissement de visites des lieux ;
• Réalisation périodique d'analyses de sol ;
• Visites périodiques des terrains ;
• Contrôle des travaux réalisés ;
• Réception des travaux.

Profil :

• Aisance au niveau de la coordination et de l’organisation impliquant de nombreux acteurs ;
• Facilité à communiquer et à travailler avec de nombreux intervenants ;
• Sens des responsabilités pour la réalisation des projets « client-oriented » et le respect des délais impartis ;
• Capacité à travailler de façon autonome ;
• Compétence en outils bureautiques et informatiques communs (word, excel, …) ;
• Bonnes facultés de communication ; 
• Capacité à travailler avec les chiffres ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Capacité à travailler avec des plans et cartes.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Pierre-Yves Mutel, chef de service, tél. : 4796 – 4774.