Portrait du mois : Marie, Executive Assistant au sein d’un grand groupe d’Audit et de Conseil au Luxembourg

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Publié le 02/04/2021, par Marion Peter

Votre tout nouveau rendez-vous du mois avec Moovijob !

Découvrez de nouvelles professions, des expériences uniques, remplies de doutes et de craintes, mais avant tout de force et de persévérance. Partez à la rencontre des professionnels de tous horizons, exerçant des métiers et ayant des parcours différents et retrouvez-nous chaque premier mercredi du mois pour un nouveau portrait … Et si vous y trouviez le métier de vos rêves ?  

Découvrez aujourd’hui notre candidate du mois, Marie, 30 ans, qui exerce le métier d’Executive Assistant au sein d’une société d’Audit et de Conseil au Luxembourg. Elle nous a livré tous les secrets de ce métier si prisé. 

D’un DUT « Techniques de Commercialisation » à une Licence Professionnelle Management des Organisations, parcours Assistant de Manager

Après avoir validé son Baccalauréat Economique et Social, Marie a souhaité poursuivre ses études dans le domaine du commerce, en DUT « Techniques de Commercialisation » à l’IUT de Metz.

Lors d’une journée portes ouvertes au sein de l’établissement, Marie découvre la Licence « Management des Organisations » : les matières enseignées et les débouchés possibles l’intéressent davantage « Je ne souhaitais pas poursuivre dans le domaine commercial ». A la rentrée scolaire suivante, la jeune femme intègre la licence « J’ai eu la chance d’effectuer cette année en alternance, au sein d’une grande entreprise de transport française ». Après avoir validé sa licence, elle a obtenu son premier job au Luxembourg, en tant qu’Executive Assistant au sein d’un important groupe d’Audit et de Conseil.

Le métier d’Executive Assistant : « Ce que j’aime dans mon métier, c’est la pluridisciplinarité des tâches. Ça me permet de rester motivée. »

Au sein de leur service, Marie et ses collègues ont chacune des responsables. Elles sont leurs assistantes. Dans ce cadre, leurs tâches sont variées :

  • Gestion des agendas (organisation de réunions internes et externes, déplacements professionnels Luxembourg et hors Luxembourg, gestion du planning…) 
  • Accès à certains emails de leurs responsables et suivi des demandes adressées à ceux-ci
  • Gestion des appels internes et externes
  • Préparation en amont de la signature de contrats et suivi :
  • Révision des contrats (mise en page en tenant compte des “guidelines”, relecture)
  • Vérifications AML-KYC et autres sur les sociétés avec lesquelles ils prévoient de conclure un contrat
  • Suivi des contrats signés et archivage
  • Facturation
  • Révision de présentations diverses en les adaptant à la charte de la société

De nos jours, les assistants sont de plus en plus impliqués dans les équipes Business et le suivi des projets. Leur travail n’est plus seulement organisationnel, mais également orienté métier (implication dans les projets). 

« Nous sommes également un point de contact essentiel pour les autres membres du service et un intermédiaire entre nos responsables et les autres personnes internes et externes. »

Elle ajoute, « Ce que j’aime dans mon métier, c’est la pluridisciplinarité des tâches. Ça me permet de rester motivée. On a également la chance de pouvoir suivre des formations internes pour nous perfectionner sur les nombreux outils/procédures nécessaires à notre métier. »

Ton métier nécessite-t-il d’avoir une qualité, un talent en particulier ?

« Etant donné que nos tâches sont variées et que nous communiquons avec plusieurs interlocuteurs, le métier nécessite de posséder certaines qualités comme :

  • Être organisé et rigoureux
  • Être à l’écoute et attentif
  • Être proactif / réactif
  • Faire preuve d’esprit d’équipe (entraide, partage d’informations)
  • Discrétion / confidentialité
  • Savoir s’adapter, communiquer efficacement

Les impacts sur le métier depuis la crise sanitaire

Depuis le début de la crise sanitaire, le changement le plus important a été la mise en place du travail à distance. Comme beaucoup d’autres salariés actuellement, Marie travaille principalement de chez elle et se rend sur place une fois par semaine, « Heureusement, nous pouvons compter sur les nouvelles technologies qui permettent de garder le lien avec les responsables et l’équipe, c’est très important. »

Aujourd’hui et encore plus depuis la crise sanitaire, leur entreprise a su réduire drastiquement l’utilisation du papier au profit du digital (exemple : signatures électroniques sur les contrats). Pour une entreprise qui était « papivore », c’est la nature qui se réjouit.

Sa journée type au bureau avant Covid : « Avant la Covid, j’arrivais au bureau, retrouvais mes collègues, allumais mon ordinateur et… c’était parti ! Je commence toujours par regarder mes emails pour voir si j’ai reçu une tâche urgente à traiter et ceux de mes responsables ainsi que leur agenda. Ça ça ne change pas. Puis, je peux mettre à jour ma « TO DO » liste pour suivre les demandes en cours ou à faire. »

Sa journée type en télétravail : « En période de Covid, il n’y a plus l'inconvénient de la route à supporter. Ma journée n’a finalement pas beaucoup changé. Le déroulé reste le même, si ce n’est que nous organisons désormais des points/calls avec les membres de l’équipe pour pouvoir échanger. »

Les possibilités d’évolution

Au fil des années et de l’expérience acquise, il est possible d’évoluer « au sein de notre propre métier (différents grades) et de postuler en interne vers d’autres postes autres que le Secrétariat. On peut également rester Executive Assistant tout en ayant des tâches transverses. »

Si Marie pouvait changer une chose à son métier

« Si je devais changer une chose à mon métier, ce serait le fait de limiter l’automatisation de certaines tâches. Je n’ai pas envie d’être remplacée par un robot ! Je souhaite garder les relations humaines dans mon métier. C’est l’une de mes sources principales de motivation au quotidien. »

L’anecdote de fin…

« Il m’arrive souvent, lorsque je passe un appel et que je me présente en anglais à la Réception/au Standard … que l’on me réponde en français… j’ai effectivement un accent très prononcé qui doit leur permettre de tout de suite identifier ma nationalité. Il me reste encore à travailler mon accent British. 😊 »

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