Receptionist/Admin Assistant

Notre client est un cabinet d’avocats international de premier plan, présent dans de nombreuses juridictions à travers le monde. Le bureau de Luxembourg se distingue par son environnement dynamique et multiculturel, où la rigueur juridique s’accompagne d’une forte culture de collaboration et d’excellence.

Le cabinet offre :

• Un cadre de travail moderne et stimulant, au cœur de Luxembourg.

• Une culture d’équipe favorisant la coopération et le partage des connaissances.

• Des opportunités de collaboration avec des clients et des équipes internationales.

• Des valeurs fortes de respect, de diversité et d’inclusion.

Rejoindre ce cabinet, c’est intégrer une organisation qui valorise l’ouverture, l’intégrité et le développement professionnel, tout en offrant un environnement accueillant et exigeant.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Réceptionniste / Assistant(e) Administratif(ve) expérimenté(e) pour rejoindre une équipe dynamique et apporter un soutien administratif en français et en anglais. Ce rôle est essentiel pour assurer un service professionnel et efficace, tant en interne qu’auprès des interlocuteurs externes.

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes et contribuera activement au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Missions principales

Accueil & Réception

• Accueillir clients et collaborateurs avec professionnalisme et convivialité.

• Gérer les appels entrants (standard téléphonique, filtrage, orientation).

• Organiser les visioconférences et réunions (y compris la réservation de salles et équipements).

• Préparer et maintenir les espaces de réception et salles de réunion dans un état impeccable.

• Coordonner l’accueil et la logistique des visiteurs (déplacements, badges, stationnement).

• Gérer la commande et l’organisation des rafraîchissements et repas lors de réunions.

Administration & Support interne

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.

• Coordonner les réservations (coursiers, taxis, salles de réunion).

• Gérer les fournitures et assurer le suivi des prestataires externes.

• Apporter un soutien administratif varié aux équipes (impression, préparation de dossiers, archivage).

• Participer à la gestion de la facturation et du traitement des notes de frais.

• Suivre la sécurité et l’organisation interne (registre incendie, rôle de secouriste / pompier d’étage).

• Contribuer à l’organisation d’événements internes et à la bonne tenue des locaux.

Profil recherché

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (niveau C1/C2). La connaissance de l’allemand et/ou du luxembourgeois est un atout.

• Minimum 2 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement en environnement professionnel exigeant.

• Présentation soignée et excellente aisance relationnelle.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et efficacité.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

• Une expérience avec les standards téléphoniques (ex. Cisco) est appréciée.

• Flexibilité et disponibilité ponctuelle pour des heures supplémentaires en cas de besoin.