Assistant(e) Administratif(ve) - Département Logistique Fr-Angl (H/F)

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Assistant(e) Administratif(ve) - Département Logistique Fr-Angl (H/F)

Vos tâches:

Le poste d'assistant administratif est censé prêter de l'assistant au chef de département/chef de département adjoint dans tous les missions liées au Département logistique. Parmi ses missions, il y aura :

- Support administratif : Etablissement du cadre administratif pour le département
- Coordination : Support dans la coordination des activités touchant aux différentes sections
- Planification budgétaire : support dans la planification et suivi de l'exécution budgétaire
- Communication & Promotion : Support dans le développement et implémentation d'outils de communication et promotion des activités du département
- Gestion documentaire : monitoring du système de gestion de documents, monitoring des accès
- Cadre procédural : suivi des décisions de Direction, support dans la préparation de procédures internes
- Reporting : Support dans la préparation de rapports et notes internes, procès-verbaux, etc.

Assistant LG2 - Intendance

- Coordination avec des bureaux d'études : support dans la communication avec les bureaux d'études, rassemblement des plans et documents nécessaires, préparation des clés USB (ou transferts électroniques moyennant une plateforme), coordination de l'envoi physique des documents via Logistique du LG2
- Suivi budgétaire : monitoring des commandes et factures :
o Encodage bon de commande
o Réception partielle/totale bon de commande selon avancement de chantier (communication entre Technique / Facility management)
o Approbation des factures selon exécution des travaux et livraisons, vérifications de bons de travail, bons de livraison (communication entre Technique / Facility management)
- Suivi de l'organisation des événements : salles réservées, ressources LG2 pour préparer et pour ranger (invitation calendrier)
- Support administratif dans le cadre de visites, travaux ou réunions : demande d'accès (mails d'infos à la loge), invitation calendrier aux personnes concernées
- Classement de documents dans les systèmes de gestion documentaire : registre de sécurité, rapports de réception, mise à jour base de données, ...
- Support administratif dans le cadre du reporting (préparation de notes, procédures, etc.)
- Support administratif dans le cadre du suivi des travaux et interventions (mise à jour fichier Excel) et des réunions de sections
- Support administratif pour la gestion du courrier (papier et électronique) relatif aux tâches de la coordination de la section, des études, des projets et de l'activité technique

Assistant LG3 - Sécurité

- Suivi budgétaire : monitoring des commandes et factures :
o Demande d'offres
o Saisie de bons de commandes, factures
- Support administratif dans le cadre du reporting (préparation de notes, procédures, etc.)
- Gestion du système de documentation interne
- Mise à jour de listings internes (liste des emplacements de parking, des secouristes, floor wardens...)
- Classement et Gestion d'archives

PROFIL

- Formation BAC ou BTS

- Expérience similaire d'au moins 5 ans au Luxembourg

- Français et anglais courant. L'allemand et le Luxembourgeois sont un atout

- Disponible immédiatement pour une mission intérim

Salaire: 4950EUR X 13 mois

Contrat initial de 2-3 mois avec prolongations possibles

Lieu de mission: Luxembourg ville