International Affairs Administrative Assistant

LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER POUR LE DOMAINE D’ACTIVITES « INTERNATIONAL AFFAIRS »

1 INTERNATIONAL AFFAIRS ADMINISTRATIVE ASSISTANT

à temps plein et à durée indéterminée

La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de services et émanant du secteur de l’Horeca.

Elle représente aujourd’hui quelques 100.000 entreprises, intervenant à raison de 80% dans le PIB luxembourgeois et occupant 75% du total de l’emploi salarié.

La promotion de l’entrepreneuriat et de l’esprit d’entreprise, le soutien au développement et à l’internationalisation des entreprises, le développement de la formation professionnelle initiale et continue ou encore la promotion d’un cadre législatif et réglementaire propice au développement économique constituent quelques missions légales clés de cet établissement public au service des entreprises et de l’économie.

Notre département  « International Affairs » recherche un.e «International Affairs Administrative Assistant».

RESPONSABILITÉS

Tâches administratives générales

• Agir comme point de contact des Affaires Internationales afin d’optimiser la gestion des activités quotidiennes : prise d’appels téléphoniques, tenue d’agendas, suivi du courrier entrant et sortant, correspondances, etc.

• Assister le responsable ainsi que les collaborateurs du service dans le suivi des dossiers, l’exécution de tâches administratives et la mise en œuvre d’actions spécifiques.

• Organiser et préparer les réunions internes et externes (gestion de la logistique, préparation de dossiers, rédaction de rapports, etc).

• Apporter tout autre soutien administratif nécessaire afin de contribuer au bon déroulement et à la qualité des activités du service.

Support à l’organisation des événements

• Préparation et suivi des inscriptions.

• Mise à jour de la liste des participants.

• Soutien logistique : réservation des salles, du catering, préparation des badges, etc.

• Accueil des participants et assistance dans diverses tâches opérationnelles pendant l’événement.

  
  

Gestion des invitations et des outils digitaux

• Gérer les invitations : constitution de la liste de distribution, envoi et suivi des invitations.

• Mise en place des plateformes digitales dédiées aux événements.

• Utiliser et mettre à jour le CRM dans le cadre de l’organisation des événements et du suivi des clients.

• Assurer, le cas échéant, les appels téléphoniques ponctuels auprès de la clientèle.

Gestion des factures

• Éditer et suivre la facturation des clients, en concertation avec le service comptabilité.

COMPETENCES REQUISES

• Être idéalement issu(e) d’une formation de secrétariat ou tout autre diplôme similaire et/ou se prévaloir d’une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans une position similaire ;

• Avoir de l’expérience dans la gestion de l’événementiel ;

• Utiliser couramment les outils informatiques MS Office et être à l’aise avec l’utilisation simultanée de plusieurs autres outils digitaux (Word, Outlook, Excel, Powerpoint, Sharepoint, etc) ;

• Disposer de très bonnes facultés d’expression écrite et orale des langues française et anglaise. La maîtrise des langues luxembourgeoise et allemande constitue un atout ;

• Faire preuve d’une grande rigueur, avoir un sens aigu de l’organisation et de l’anticipation, et savoir prioriser les tâches ;

• Affinité pour apprendre et utiliser de nouveaux outils digitaux ;

• Savoir faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées ;

• Savoir travailler de façon autonome, prendre des initiatives et être flexible ;

• Posséder de bonnes capacités relationnelles et travailler efficacement en équipe afin de fournir un service de haute qualité.

NOUS OFFRONS

• une rémunération attrayante en relation avec votre formation, votre expérience actuelle ainsi que vos qualités professionnelles ;

• un environnement de travail agréable et collaboratif, ouvert aux idées nouvelles, dans une équipe dynamique ;

• un travail très varié et stimulant avec de multiples facettes dans un contact étroit avec le monde économique ;

• un encadrement adapté à vos compétences et des perspectives de carrière intéressantes.