Conséquence directe des avancées technologiques, la digitalisation s’est imposée et s’est immiscée dans tous les secteurs, or la fonction RH, bien qu’elle soit stratégique, tarde à digitaliser ses processus. En effet, seul 6% des ETI françaises ont digitalisé totalement leurs processus RH et 37% une partie.
Les RH ont intérêt à prendre le train en marche et à embrasser la digitalisation pour résister à la forte compétitivité.
Quels sont les avantages de la digitalisation RH ? Et quels points de vigilance ?
3 avantages de la digitalisation RH
1. Un service RH avec 0 papiers !
Dans un bureau encombré par des armoires chargées de documents et des étagères, une personne travaille entourée par des piles de dossiers, cet.te employé.e est la RH d’une grande entreprise non digitalisée : Une image caricaturale qui n’est hélas pas loin de la réalité.
Sous la quantité des données (données personnelles, historique de formation, rapports…), la RH croule. Fort heureusement, en cette période d’évolutions technologiques, les SIRH facilitent le quotidien des RH et dématérialisent tous les documents.
Les dossiers sont désormais centralisés et organisés sur un même support, quelques clics suffisent pour accéder à n’importe quelles données tout en gardons une traçabilité des documents (contrat, paie, CV, historique des évaluations…).
2. Soigner son accueil
La période d’intégration est une phase cruciale dans le parcours du collaborateur. C’est à cette période qu’il forge sa première impression par rapport à son poste et à son entreprise qui impacteront sa rétention future.
Faire bonne impression devient alors une obligation !
A son premier jour, le collaborateur arrive avec une série d’interrogations relatives au poste, à la méthodologie de travail, aux valeurs de l’entreprise…. Mais il est en 1er lieu confronté à la lourdeur administrative pour préparer son contrat et tous les documents administratifs requis. La digitalisation RH s’avère alors un levier efficace pour fluidifier et améliorer l’expérience du nouveau collaborateur.
Grâce à un SIRH, le collaborateur a la possibilité d’accéder en toute autonomie les documents mis à sa disposition pour découvrir l’entreprise (règlement interne, annuaires des salariés, graphiques, vidéo…). Les procédures administratives sont également digitalisées grâce à la génération automatique des documents et la signature électronique.
Un SIRH offre au service RH la possibilité de planifier la période d’intégration pour une meilleure expérience collaborateur. La recrue et la RH se libèrent ainsi des tâches fastidieuses pour se consacrer aux tâches à valeur ajoutée.
À titre d’exemple, le SIRH HRMAPS permet d’optimiser tout le parcours d’intégration :
- Digitalisation et fluidification des procédures administratives
- Détection des défaillances et des écarts entre les compétences existantes et requises
- Planification du programme d’intégration
- Suivi de l’avancement de l’intégration, du bien-être et de l’engagement de la recrue
3. Moderniser la marque employeur
La pénurie de talents est une contrainte pour les entreprises surtout si les métiers en tension sont stratégiques. Dans un contexte marqué par une forte compétitivité, l’entreprise a intérêt à couper l’herbe sous le pied de la concurrence et plier le match avant qu’il n’ait commencé.
Sur le marché actuel de travail, 80% des candidats de la génération Z sont attirés par la technologie.
Adopter la digitalisation RH devient un véritable levier pour améliorer et raviver sa marque employeur. En offrant aux collaborateurs une expérience fluide et digitale, l’entreprise affiche une image moderne et « high tech » sur le marché de travail, ce qui lui permet d’attirer les jeunes talents.
Le but est de transformer les collaborateurs en ambassadeurs de l’image de l’entreprise, ce sont eux qui vont partager leur expérience sur le marché et recommander leur employeur.
Points de vigilance
1. Intégrer la digitalisation dans la culture d’entreprise
Imposer la digitalisation RH du jour au lendemain en mode « Top Down » peut causer l’échec de tout un processus de déploiement des nouveaux outils. En effet, il est indispensable de bien préparer le terrain et d’introduire la digitalisation dans la culture d’entreprise.
L’homme s’oppose par nature au changement, après avoir travaillé 20 ans avec des documents en format papier, il est difficile de s’en détacher. RH, direction et managers doivent alors coopérer pour accompagner les collaborateurs dans la transition digitale de l’entreprise.
Surmonter les freins psychologiques exige temps et effort. La RH doit être à l’écoute des collaborateurs et mettre en lumière les bénéfices des nouveaux outils tout en soulignant les défauts du système actuel.
Il est également recommandé de collecter les impressions des employés, de détecter les problèmes de déploiement en favorisant une culture de changement.
2. Éviter la « sur-digitalisation »
Lorsque l’on évoque la digitalisation RH, plusieurs technologies sont possibles. Toutefois, avant d’introduire un nouvel outil, un état des lieux minutieux est requis. Ce dernier doit intégrer les préoccupations et la réalité du service RH, le rôle des managers, la maturité digitale des équipes, la culture de l’entreprise et les solutions déjà existantes.
La direction et la DRH sont appelées à considérer les collaborateurs comme des clients internes. Recueillir la « Voice of customer » permet alors de mettre en place les outils digitaux qui répondent aux besoins et aux spécificités du personnel.
Digitaliser des processus sans une auto-analyse préalable est un non-sens. La digitalisation n’est pas une fin en elle-même, mais un moyen pour fluidifier et optimiser des process en harmonie avec les besoins réels de l’entreprise.
3. Les ressources humaines deviennent plus humaines
La digitalisation RH simplifie et fluidifie le quotidien des ressources humaines pour que ces derniers puissent se focaliser davantage sur la dimension humaine de l’entreprise (la QVT, la formation…). Loin des films des hypothèses dystopiques, la digitalisation RH ne remplace pas l’homme, au contraire, elle le libère des tâches « robotiques » pour un travail plus humain.
Or, en dématérialisant tous les processus, certaines RH tendent à déshumaniser leur fonction et substituent tous les échanges directs par des outils digitaux. Les collaborateurs peuvent alors se sentir délaissés. Piège principal de la digitalisation RH !
Dans des nombreuses situations, une approche humaine et empathique est indispensable et ne peut être replacée par un logiciel comme au cours des entretiens, de l’onboarding ou dans la résolution de conflits.
Les solutions RH doivent occuper aujourd’hui une place prépondérante dans les entreprises. Ils permettent de faciliter le travail des RH et d’améliorer l’expérience collaborateur. Et pour mémoire, l’objectif principal de la digitalisation qui est d’améliorer le bien-être et faciliter le quotidien, ne doit pas être détourné.
