INNOCLEAN - Floor Manager (H/F) 40h CDI

Contexte

Dans le cadre de la gestion des services aux occupants sur le site de notre client, le Floor Manager assure une présence opérationnelle quotidienne permettant de garantir la qualité de l’accueil, la bonne coordination des différents intervenants ainsi que le respect des règles de fonctionnement, de sécurité et de confidentialité du site.

Véritable point de contact opérationnel sur le terrain, il/elle contribue au bon déroulement des activités quotidiennes et veille à offrir aux collaborateurs et visiteurs un environnement de travail organisé, sécurisé et conforme aux attentes du client.

Le dispositif repose sur deux Floor Managers permettant d’assurer une continuité de service sur l’ensemble de la journée.

Le poste du matin est organisé en alternance entre les deux collaborateurs, chacun assurant cette fonction une semaine sur deux.

Afin de garantir la continuité et la qualité du service, les collaborateurs affectés à la fonction de Floor Manager sont renouvelés annuellement. En cas d’absence, la société met en place les dispositions nécessaires afin d’assurer la continuité du service.

Périmètre de responsabilité

Le/La Floor Manager est responsable de la bonne organisation opérationnelle du site sur son périmètre d’intervention.

À ce titre, il/elle assure notamment :

• L’accueil et l’accompagnement des collaborateurs et intervenants
• Le suivi des différents services et prestations présents sur le site
• La coordination des interventions des prestataires
• Le suivi des équipements, consommables et espaces communs
• Le respect des procédures de sécurité, de confidentialité et de fonctionnement du site
• Le suivi et l’encadrement opérationnel des équipes du soir
• La transmission des informations et événements importants via les outils de suivi définis par le client

Il/Elle constitue un interlocuteur opérationnel privilégié pour les collaborateurs, les prestataires et les différents intervenants présents sur le site.

Missions et objectifs

Gestion opérationnelle du site

• Assurer l’ouverture et la fermeture opérationnelle du site selon les procédures définies
• Accueillir les premiers arrivants et assurer une présence opérationnelle auprès des collaborateurs
• Gérer la remise de badges en cas d’oubli, après vérification de l’identité et des éléments de réservation
• Assurer la réception des livraisons et notamment des prestations Food
• Vérifier le bon fonctionnement et le niveau des distributeurs de boissons ainsi que des fontaines à eau et procéder à leur réapprovisionnement si nécessaire
• Contrôler les interventions des différents prestataires présents sur le site
• Assurer la remise du courrier aux collaborateurs selon les procédures définies
• Vérifier la disponibilité du papier et des toners des imprimantes et procéder à leur remplacement si nécessaire
• Contrôler l’utilisation des postes de travail en fonction des réservations prévues sur site, de manière discrète et aléatoire lorsque cela est nécessaire
• Assurer le comptage des personnes présentes sur site
• Organiser l’accès des différents intervenants et prestataires
• Informer les collaborateurs de l’arrivée des Lunch Packs et assurer la bonne coordination de leur distribution
• Assurer le relevé quotidien des compteurs de gaz et d’eau selon les modalités définies
• Préparer le renvoi du courrier selon les procédures établies
• Assurer la récupération des badges déposés dans la boîte aux lettres et compléter les documents de suivi associés
• Veiller à la bonne tenue générale des espaces relevant de son périmètre

Gestion des espaces et confidentialité

• Vérifier régulièrement les casiers afin de s’assurer qu’aucun document ou effet nécessitant un traitement particulier n’y soit laissé
• Contrôler les espaces en fin de journée afin de s’assurer qu’aucun collaborateur ne soit encore présent lorsque le site doit être fermé
• Veiller au respect de la Clean Desk Policy
• Identifier et sécuriser tout document confidentiel laissé dans les espaces ou les casiers
• Mettre sous clé tout document confidentiel retrouvé et assurer son traitement conformément aux procédures définies
• Contrôler les imprimantes dédiées « BCP » et retirer tout document imprimé et oublié
• Déposer les documents concernés dans les bacs prévus pour la destruction des documents confidentiels
• Assurer la remontée d’information auprès des interlocuteurs concernés concernant les documents retrouvés sur les équipements d’impression

Coordination et suivi des équipes

• Assurer le suivi et l’encadrement opérationnel des équipes présentes en soirée
• Veiller au respect des consignes et procédures applicables sur le site
• Identifier les éventuelles difficultés opérationnelles et mettre en œuvre les premières actions nécessaires
• Assurer la transmission des informations importantes aux interlocuteurs concernés
• Veiller à la continuité des activités et à la bonne coordination entre les différents intervenants

Gestion de la sécurité et des contrôles

• Réaliser les contrôles de sécurité prévus dans les procédures du site
• Effectuer une revue des différents points Safety avant la fermeture du site
• Signaler immédiatement toute anomalie, situation à risque ou dysfonctionnement constaté
• Vérifier l’intégrité des lieux avant la fermeture
• Veiller au respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’accès au site

Reporting et communication

• Tenir à jour les documents et outils de suivi mis à disposition
• Assurer la transmission des informations nécessaires aux différents interlocuteurs
• Rédiger et transmettre le journal de bord quotidien à l’interlocuteur désigné
• Assurer une remontée rapide et structurée des incidents, anomalies ou situations particulières rencontrées sur le site
• Maintenir une communication professionnelle et efficace avec les collaborateurs, prestataires et représentants du client

Expérience et formation

• Une première expérience les services aux entreprises, la gestion opérationnelle de site ou un environnement similaire constitue un atout
• Une expérience dans un environnement nécessitant rigueur, sens du service et respect de procédures est appréciée
• La maîtrise du français est requise
• La connaissance de l’anglais constitue un avantage

Compétences et soft skills

• Sens du service et orientation client
• Excellent sens de l’organisation et de la rigueur
• Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément
• Réactivité et capacité à prendre des initiatives dans le respect des procédures
• Bonnes capacités de communication et qualités relationnelles
• Discrétion et respect strict de la confidentialité
• Sens des responsabilités
• Capacité à travailler de manière autonome
• Gestion du stress et des situations imprévues
• Maîtrise des outils informatiques courants et des outils de reporting