Office Coordinator - FR/AN

Depuis 2017, NSI Luxembourg PSF intervient en tant que fournisseur de services informatiques à valeur ajoutée (développement d'applications Agile, ERP, infrastructure cloud, support, IA, etc.) pour ses clients des secteurs privés et publics.

Nous proposons une approche flexible combinant consultance et projets au forfait, afin de répondre précisément aux enjeux de chaque client.

Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative basée à Esch-sur-Alzette et à Bertrange (LU), nous sommes à la recherche d'un(e)Office Coordinator parlant français et ayant d’excellentes connaissances en anglais.  

Vos principales responsabilités :

• Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique, en français et en anglais.
• Vous gérez le courrier entrant et sortant.
• Vous assurez la gestion et le suivi des fournitures de bureau.
• Vous gérez les badges d’accès et les droits associés, et contribuez au respect des règles de sécurité pour les collaborateurs et les visiteurs.
• Vous participez à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Vous organisez les déplacements professionnels : réservation de vols, hôtels, transports, etc.
• Vous apportez un support administratif à l’Assistante de Direction ainsi qu’aux services RH, Commercial, Marketing et Finance.
• Vous supervisez les salles de réunion, veillez à leur bon fonctionnement et à leur bonne disposition, et vous assurez de la mise à disposition de boissons et d’encas lorsque cela est nécessaire.
• Vous participez à l’organisation d’événements internes et externes.
• Vous êtes le point de contact privilégié des fournisseurs et prestataires : fournitures, courrier, maintenance, services généraux, etc.
• Vous assurez le suivi des cartes tickets-restaurant, de la billetterie ainsi que des autres avantages et cadeaux destinés aux collaborateurs.
• Vous prenez en charge diverses tâches administratives contribuant au bon fonctionnement de l’entreprise.
• Vous secondez le Fleet Manager dans la gestion administrative de la flotte automobile : suivi des véhicules, cartes carburant, entretiens, contrôles techniques, sinistres et relations avec les fournisseurs.
• En collaboration avec le Facility Coordinator, vous assurez le suivi de certaines activités liées au Facilities Management : coordination des prestataires, maintenance des locaux, gestion des équipements et des espaces de travail.
• Vous veillez au bon fonctionnement des infrastructures et contribuez à offrir aux collaborateurs un environnement de travail agréable, efficace et sécurisé.
• Vous intervenez comme point de contact interne pour les différentes demandes logistiques et administratives liées aux services généraux.

Votre profil :

• Vous avez au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous disposez d’excellentes capacités organisationnelles et administratives.
• Vous maîtrisez les principaux outils Microsoft 365 et êtes à l’aise avec les outils informatiques.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’accueil, du service et votre excellent relationnel.
• Polyvalent(e), organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer plusieurs sujets simultanément et définir vos priorités.
• Autonome et proactif(ve), vous anticipez les besoins et savez faire face aux imprévus.
• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations qui vous sont confiées.
• Une expérience en Office Management, Facilities Management, services généraux ou gestion administrative d’une flotte automobile constitue un réel atout.
• Vous faites preuve de flexibilité et de mobilité entre nos sites d’Esch-sur-Alzette et de Bertrange, selon les besoins liés à votre fonction.
• La nature des missions nécessitant une présence sur site, ce poste n’est pas éligible au télétravail.

Si à l’issue du processus de recrutement, votre candidature est retenue, un extrait de votre casier judiciaire vous sera demandé conformément aux exigences liées à notre statut PSF.

Ce que NSI pourra vous offrir 🤝 : 

🚀 Environnement dynamique et innovant

🎓 Formations et accompagnement

🎯 Suivi de carrière personnalisé et individuel par un interlocuteur dédié

🔄 Missions variées grâce à un porte-feuille client riche et diversifié

💰 Package salarial attractif et à la hauteur de vos compétences

✨ Avantages extra-légaux

🎉 Evènements réguliers pour se réunir et partager des moments tous ensemble

🫶 Saisissez l'opportunité de rejoindre notre « famille NSI », où les valeurs humaines restent au cœur de nos priorités

Signataire de la Charte de la Diversité, ce poste est ouvert à tous, sans distinction d’origine, de nationalité, de genre, d’âge, de handicap, de religion ou d’orientation sexuelle.