Head of Operations (f/h/x)

Nous recherchons un ou une Head of Operations experimente(e) pour piloter et structurer les fonctions operationnelles de la Fondation. Le paste s'articule autour de trois piliers complémentaires : finance, contrôle de gestion et financements ; administration RH et processus internes ; administration générale et conformité

A propos de la FJSL 

La Fondation Jeunes Scientifiques Luxembourg (FJSL) accompagne les jeunes dans la decouverte et la pratique des sciences, en leur donnant les outils et les opportunites necessaires pour developper leurs propres projets, leur esprit critique et leur autonomie. A travers ses programmes - notamment le Concours national Jonk Fuerscher, Science:next, la Pépinière, la Maison des Jeunes Scientifiques, Mobisciences/Erasmus+ et le Luxembourg International Science Expo - elle favorise l'apprentissage par la pratique, la rencontre avec des experts et l'ouverture internationale. Elle participe également a environ 35 activités internationales par an, permettant aux jeunes de presenter leurs travaux, d'échanger avec leurs pairs et de rejoindre une veritable communauté scientifique internationale. 

La FJSL travaille avec les établissements scolaires, les institutions publiques, le monde de la recherche, des fondations, des entreprises et un vaste réseau de partenaires internationaux. Son budget annuel dépassé aujourd'hui 1,8 million d'euros, finance par plusieurs conventions et sources publiques, européennes et privées, reflétant le développement et l'ampleur croissante de ses activités. 

Le poste 

Le ou la Head of Operations garantit la fiabilite du cadre operationnel de la Fondation. II ou elle organise, supervise et ameliore les systemes qui permettent aux programmes et a la Direction de fonctionner efficacement. Le paste est autonome dans son périmètre opérationnel ; les decisions stratégiques, institutionnelles, de gouvernance et de management restent du ressort de la Direction et des responsables concernes. 

MISSION PRINCIPALE : Garantir une gestion opérationnelle fiable, anticipée et structurée, et fournir a la Direction une information claire permettant de decider, d'arbitrer et de piloter. 

Responsabilités principales

1. Finance, controle de gestion & finances

• Maintenir une vision consolidée et actualisée de la situation financière : recettes, dépenses, engagements, soldes a recevoir, couts par programme et trésorerie.
• Produire les tableaux de bard, analyses d'écarts, budgets et previsions nécessaires au
• pilotage de la Fondation, et coordonner la fiduciaire, les auditeurs, les banques et autres interlocuteurs financiers.
• Piloter le cycle administratif et financier des conventions et demandes de financement : budgets, pieces justificatives, éligibilité des dépenses, échéances, suivi et reporting.
• Piloter l'utilisation des outils de gestion et de reporting, notamment Odoo, en garantissant la qualité des données et en coordonnant le support technique lorsque nécessaire.
• Preparer les informations financieres et operationnelles utiles aux discussions avec les financeurs. La Directrice conserve la responsabilité stratégique des relations, partenariats, négociations et orientations de financement.

2.Administration RH & processus internes

• Superviser l'administration RH : contrats et avenants, CCSS, conges, absences, temps de travail, dossiers du personnel et onboarding/offboarding, dans le respect du droit luxembourgeois et de la CCTSAS.
• Coordonner avec la Directrice le valet administratif des recrutements et des cycles d'evaluation. Les decisions de recrutement, de management et de performance restent de la responsabilité de la Direction et des managers concernes.
• Structurer et améliorer les procedures et workflows internes afin de garantir des responsabilités claires, une documentation fiable et une collaboration efficace avec les Programme Leaders et les fonctions support.
• Coordonner les fonctions support relevant du périmètre du paste et veiller a ce que les outils et processus restent simples, efficaces et adaptes a la croissance de la Fondation.

3.Administration generale & conformite

• Organiser et suivre les obligations légales et administratives de la Fondation (RCS, RBE, AML/KYC et autres depots réglementaires) au moyen d'un calendrier de conformité fiable.
• Assurer le suivi administratif de la documentation légale, bancaire et réglementaire, conformément aux decisions et validations de la Direction et, le cas échéant, du Conseil d'administration.
• Sécuriser les processus de paiement, y compris internationaux, et veiller a la traçabilité et a la conformité des operations.
• Coordonner les échanges opérationnels avec les administrations, conseils juridiques et autres interlocuteurs externes, et faire remonter a la Direction les risques ou decisions significatives.

Profil recherche

L'ESSENTIEL 

• Master minimum en finance, comptabilité, gestion, administration ou dans un domaine pertinent.
• Au mains 5 annees d'experience dans une fonction financiere, operationnelle ou administrative a responsabilite.
• Tres bonne maîtrise de la gestion budgétaire, du contrôle financier et des principes comptables.
• Bonne connaissance de l'environnement administratif et RH luxembourgeois et capacité a sécuriser les obligations réglementaires d'une organisation.
• Experience avec un ERP ou un système de gestion intègre ; une experience d'Odoo constitue un atout.
• Français et anglais courants.

CE QUI FERA LA DIFFERENCE 

• Vous savez prioriser, anticiper et distinguer ce qui relève de votre autonomie de ce qui nécessite un arbitrage de la Direction.
• Vous êtes a l'aise avec les chiffres tout en gardant une vision globale du fonctionnement d'une organisation.
• Vous savez coordonner des interlocuteurs internes et externes et transformer la complexité en processus clairs.
• Vous communiquez de manière concise et accompagnez, lorsque possible, les problèmes identifies d'une analyse et d'une recommandation.
• Une experience dans une fondation, une ONG, un environnement multi-financeurs ou avec des conventions publiques constitue un atout.

Ce que nous offrons 

• Un CDI a temps plein au sein d'une Fondation engagée dans !'education scientifique et la cooperation internationale.
• Un role senior et transversal, avec une reel le autonomie dans le pilotage opérationnel.
• Une collaboration directe avec la Directrice et une coordination étroite avec les responsables de programmes et les fonctions support.
• Une remuneration alignée sur la CCT SAS, selon !'experience et les qualifications.
• Un environnement en développement dans lequel vous pourrez structurer durablement les outils, procedures et méthodes de travail.

LA CANDIDATURE DOIT COMPRENDRE

• un CV;
• une lettre de motivation ;
• une copie des diplomes ;
• des lettres de recommandation.