Agent d’accueil / Réceptionniste (m/f/d) (m/f/d) (réf. E26000295)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes au bâtiment administratif du musée, tout comme des visiteurs, des fournisseurs et des partenaires;
• Identifier les besoins des visiteurs et les orienter vers le service ou l’interlocuteur approprié;
• Informer les visiteurs sur les heures d’ouverture, les tarifs d’entrée, le programme culturel, activités et les visites guidées au Naturmusée;
• Assurer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier (+colis) entrant et sortant;
• Assurer la gestion de l’affranchissement du courrier sortant;
• Assurer la gestion des envois en masse;
• Veiller au respect des procédures internes relatives à la gestion et à la distribution du courrier et des colis;
• Réceptionner et gérer les livraisons;
• Enregistrer et suivre les demandes via le système Expobooking : réservation de salles de réunion, de la saisie et des inscriptions pour les activités éducatives;
• Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
• Veiller à la disponibilité des consommables et assurer le suivi de l’inventaire;
• Assurer la continuité du service d’accueil de 08h00 à 17h00, respectivement de 08h00 à 12h00 pour une tâche à temps partiel;
• Assurer, en cas de besoin, un support administratif aux différentes sections et services du MNHNL;
• Assurer la gestion de l’entretien de la réception, de la cuisine et du garage au bâtiment administratif;
• Remplacer, en cas de besoin, le personnel d’accueil au Naturmusée;
• Effectuer divers travaux de secrétariat.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des langues usuelles du pays (luxembourgeois, français et allemand) ainsi que de l’anglais;
• Maîtrise des outils bureautiques usuels, notamment Outlook, Excel et Word.

Compétences comportementales

• Avoir un contact aisé avec les différents interlocuteurs;
• Avoir une excellente présentation et faire preuve de discrétion et de politesse;
• Posséder le sens des responsabilités;
• Respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité;
• Maintenir une communication efficace, aussi bien orale qu’écrite;
• Être capable de travailler de manière autonome ainsi qu’en équipe;
• Faire preuve de flexibilité et de polyvalence et avoir le sens des priorités.

Atouts

• Expérience dans le domaine de l’accueil.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État

Niveau d’études

Vous avez:

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.