Assistant administratif (m/f) (réf. E00041897)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l’organisation et la gestion du service accueil visiteurs dans le respect des règles et procédures définies afin de garantir le bon déroulement des visites des détenus.

• Rôles et tâches:
  • Accueil et encadrement des visiteurs des détenus:
    • Assurer l’accueil physique et téléphonique;
    • Gestion des visiteurs (point d’information);
    • Rédiger des notes de service et d’autres documents (guides, brochures).
  • Organisation et gestion des visites:
    • Gestion des temps de visite;
    • Coordination et gestion des rendez-vous;
    • Gestion de la salle de visite et des parloirs.
  • Gestion administrative des dossiers des visiteurs des détenus:
    • Gérer le suivi des demandes et des permis de visites;
    • Gérer la qualité des demandes et des permis de visites, classer et/ou transférer des documents;
    • Assurer la documentation et l'archivage;
    • Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes);
    • Traitement du courrier des détenus en relation avec les visites;
    • Tenir à jour des données et des bases de données.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législation et réglementation:
    • Disposer de connaissances de la législation et réglementation du domaine d'intervention.
• Procédures internes/méthodologie:
  • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention (Manuel de service).
  • Aptitudes techniques:
    • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir travailler avec Outlook, Excel et Word.
• Logiciels spécifiques:
  • Connaître les outils informatiques mis en place pour le domaine concerné.
• Matériel et outillage:
  • Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction.
• Compétences langues:
  • Compétences écrites:
    • Allemand: Expérimenté;
    • Anglais: Intermédiaire;
    • Français: Expérimenté;
    • Luxembourgeois: Expérimenté.
  • Compétences orales:
    • Allemand: Expérimenté;
    • Anglais: Intermédiaire;
    • Français: Expérimenté;
    • Luxembourgeois: Expérimenté.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.