Assistant d’accueil (m/f) (réf. E00042362)

Qui recrute ?

Missions

• Participer à l’accueil physique des visiteurs, les orienter de manière appropriée et veiller au contrôle des accès au bâtiment ;
• Participer à la réception et au traitement du courrier entrant et sortant ainsi qu’à la réception des livraisons ;
• Contribuer à l'organisation logistique des événements et réunions au sein du ministère ;
• Contribuer à la gestion et au suivi du stock des boissons, des fournitures et du matériel de bureau, et veiller à leur réapprovisionnement ;
• Contribuer à la maintenance courante du bâtiment et à la gestion de la logistique quotidienne ;
• Participer à la coordination des déménagements internes, de l’aménagement des espaces et du remplacement du mobilier ;
• Contribuer au suivi des demandes d’intervention technique et à la bonne exécution des prestations réalisées sur site ;
• Participer à la gestion des procédures de consultation et au suivi des interventions de sociétés externes, en collaboration avec les Bâtiments publics ;
• Signaler les dysfonctionnements, proposer des solutions pratiques et contribuer à l’amélioration continue du fonctionnement logistique et de l’accueil.

Profil

Compétences techniques

• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique ;
• Savoir appliquer les consignes de sécurité, de contrôle d’accès et les procédures internes liées à l’accueil des visiteurs et intervenants externes ;
• Savoir réceptionner, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons selon les procédures en vigueur ;
• Connaître les principes de base de la logistique interne, de la gestion des stocks et du suivi des approvisionnements ;
• Savoir utiliser le matériel, les outils et l’outillage mis à disposition dans l’administration dans le respect des consignes de sécurité ;
• Être à l’aise avec les outils bureautiques et digitaux usuels nécessaires à la fonction (courriels, tableaux de suivi, agenda, outils internes de gestion) ;
• Disposer de capacités rédactionnelles et linguistiques élémentaires pour transmettre des informations claires, exactes et utiles.

Compétences comportementales

• Faire preuve d’initiative et de sens pratique ;
• Faire preuve d’un bon sens de l’organisation et savoir gérer les priorités ;
• Faire preuve de sens de la responsabilité, fiabilité et intégrité ;
• Être capable de travailler de manière autonome aussi bien qu’en équipe ;
• Faire preuve de méthode et de rigueur dans l’exécution des tâches ;
• Faire preuve de motivation, d’assiduité, de réactivité et de flexibilité ;
• Disposer d’une aisance relationnelle et d’une communication claire.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.