Expert en administration et gestion (m/f/d) (réf. G26000220)

Qui recrute ?

Missions

En tant qu’expert en administration et gestion, vous intègrerez le Département Etrangers de la Direction générale de l'immigration. Vous serez en charge d’assister le chef du département et son adjoint dans la gestion du département afin d’améliorer les méthodes de travail et la communication interne, de mettre en œuvre les changements législatifs, de définir les processus et procédures sous-jacents et de réaliser les projets. Vos missions principales seront:

• Piloter les projets internes:
  • Définir les objectifs de chaque projet;
  • Gérer et conduire les projets avec les différentes parties impliquées;
  • Mettre en œuvre et assurer le suivi des différentes phases de réalisation des projets.
• Formaliser les processus métiers et les pratiques internes:
  • Définir et documenter les processus métiers sur base de la règlementation européenne et nationale ainsi que des besoins du métier;
  • Décliner les processus en lignes de conduite et instructions de travail à destination des équipes;
  • Élaborer des supports opérationnels (procédures, fiches thématiques, référentiel).
• Contribuer à l’optimisation du fonctionnement du département et à la gestion de la qualité:
  • Faire des propositions et suggestions d’optimisation du fonctionnement du département dans une logique d’amélioration continue;
  • Apporter un appui à la direction du département dans le contrôle de l’exécution des activités du département dans les délais impartis et dans l’assurance de la qualité des services prestés et des travaux effectués;
  • Définir des indicateurs de qualité et tableaux de bord pertinents.
• Gérer la communication et accompagner le changement:
  • Assurer une communication efficace au sein du département et accompagner les changements;
  • Développer une relation de confiance avec les équipes grâce à une écoute active et constructive;
  • Concevoir des supports de communication et de formation, en interne et en externe;
  • Animer les réunions, rédiger les comptes-rendus et produire des présentations;
  • Accompagner les équipes dans les phases de changement et d’évolution.

Profil

Compétences techniques

• Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, l’expert en administration et gestion doit :
  • maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office) ;
  • très bonne maîtrise des   langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise: expression écrite et orale.

Compétences comportementales

• Conceptualiser : Vous pensez de façon abstraite à l’aide de concepts, vous modélisez et simulez le futur pour concevoir des solutions réalistes;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Établir des relations : Vous établissez des relations de façon formelle et informelle à l’intérieur et à l’extérieur de l'organisation, vous faites preuve d’intelligence situationnelle;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en gestion ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables