Secrétaire assistant administratif (m/f) (réf. E00044120)

Qui recrute ?

Missions

• Effectuer différentes tâches administratives afin d'assister les Services archéologiques de l'INRA dans l'organisation quotidienne des affaires courantes :
  • Assurer le secrétariat téléphonique ;
  • Fournir aux interlocuteurs externes une information de premier niveau quant aux procédures d'archéologie préventive et aux procédures de fouilles ;
  • Gérer et assurer le suivi des courriers et courriels liés aux prescriptions archéologiques et aux opérations archéologiques : réceptionner, transmettre, préparer et mettre en ferme, envoyer, organiser, classer et archiver.
  • Gérer et assurer le suivi des dossiers de sondage et de fouille archéologique, ainsi que des demandes d'autorisation de recherche : réceptionner, contrôler les documents, vérifier si les pièces justificatives sont complètes, demander les pièces manquantes, envoyer des accusés de réception, rassembler les documents nécessaires, trier, classer et transférer les documents au supérieur hiérarchique de la section respective, et veiller à leur accessibilité par les agents de l'INRA.
• Contrôler, saisir les données dans la base de données de l'INRA et la tenir à jour ;
• Assister au suivi des opérations archéologiques des Services archéologiques de l'INRA ;
• Organiser et assurer le suivi de réunions.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques courants (Microsoft Office) ;
• Savoir effectuer des recherches basiques (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.) ;
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles ;
• Avoir une bonne maîtrise des trois langues administratives, à l'oral comme à l'écrit.

Compétences comportementales

• Avoir le sens de la diplomatie et de la communication assertive ;
• Savoir structurer son travail en se fixant des priorités ;
• Savoir planifier et organiser son travail : disposer d'une grande capacité à gérer de nombreux ;
• Dossiers simultanément et un flux d'informations important, tout en gardant une vue d'ensemble ;
• Suivre les instructions et les procédures dans le respect de la hiérarchie ;
• Savoir travailler en autonomie et en équipe ;
• Avoir le sens des responsabilités et être capable d'encadrer des collaborateurs en promouvant l'esprit d'équipe ;
• Respecter la confidentialité et éviter toute forme de partialité.

Atouts

• Résoudre les problèmes courants relatifs à l'instruction administrative des dossiers ;
• Soutenir ses collègues et les autres collaborateurs de l'INRA ;
• Travailler en équipe ;
• Faire preuve de qualités d'écoute et de conseil ;
• Savoir gérer le stress et travailler de manière efficace et précise, même sous pression ;
• Faire preuve de respect envers les autres, de capacité d'adaptation, de fiabilité et d'engagement.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.