Assistant administratif (m/f/d) (réf. E26000331)

Qui recrute ?

Missions

• Effectuer d'autres tâches administratives liées à la gestion des formations, au traitement de demandes et à l’alimentation du compte formation;
• Gérer les demandes d’assimilation incluant la saisie, le traitement et les échanges avec les parties prenantes en garantissant le respect des procédures internes et les délais de traitement prévus;
• Participer en tant qu’utilisateur opérationnel au déploiement du helpdesk Nextoffice;
• Participer et contribuer aux réunions d'équipe et aux groupes de travail thématiques et participer aux initiatives KRT du domaine des activités courantes;
• Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées;
• Tenir à jour des données et des bases de données;
• Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
• Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes).

Profil

Compétences techniques

• Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention, notamment SAP-HR, Qliksense, Sharepoint, Nextoffice, SIDOC-HIVE;
• Maitriser les langues française et allemande, à l’écrit comme à l’oral;
• Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention;
• Connaître les procédures internes du domaine d'intervention;
• Connaissances approfondies des critères d’assimilations de formations.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Communication calme et assertive, y compris en situation de tension, afin de garantir des échanges respectueux et efficaces.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État

Niveau d’études

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 10 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.