Assistant Archiviste (m/f) (réf. E00029741) (réf. F00029743) Expirée

Qui recrute ?

Missions

• Participer à la gestion des espaces de stockage des archives physiques et électroniques et à leur conservation préventive;
• Effectuer des opérations de classement et d’indexation des archives conformément aux descriptions et procédures en vigueur, et réaliser la mise à jour du plan de classement;
• Assister dans la prise en charge et le suivi des archivages physiques et électroniques suivant l’application du tableau de tri, et effectuer les opérations de traitement et d’inventoriage conformément aux normes et procédures des ANLux;
• Faciliter l’accès interne aux archives par la gestion de l’inventaire et la mise à disposition au personnel autorisé conformément aux règles de sécurité de l’information;
• Contribuer en collaboration avec le service Informatique à la gestion des systèmes de gestion électronique des documents (GED) et des bases de données d’archives;
• Collaborer avec l’agent en charge de l’établissement des procédures pour la rédaction de directives internes en fonction des besoins opérationnels et de la gestion des archives selon le tableau de tri;
• Contribuer à la promotion, à la sensibilisation, à la formation sur les supports de diffusion de l'information et au conseil du personnel, par l’encadrement en matière d’archivage et veiller au respect des normes de conservation et de manipulation des documents;
• Assurer le suivi administratif avec l’appuis du service juridique et du délégué à la protection des données (demandes de dérogation pour la consultation ou la reproduction d’archives auprès des ANLux : consultations, analyses, préparation d’avis; rédaction de rapports et de notes pour les projets d’archives, etc.);
• Assister et suppléer l’Archiviste en tant qu’interlocuteur du ministère auprès des entités externes (workshops, visites d’inspection des ANLux, suivi des projets en cours, mise en œuvre de mesures de préservation d’archives en collaboration avec les ANLux, suivi des dépôts légaux, etc.) et des administrations sous tutelle (demandes, conseil, etc.);
• Participer à la mise à jour du tableau de tri suivant l’évaluation des besoins opérationnels évolutifs et de la conservation à valeur patrimoniale.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances des principes et normes archivistiques luxembourgeoises et internationales;
• Compétence en traitement documentaire et en gestion des archives (maitrise des techniques d’archivage et du classement des archives physiques et électroniques);
• Bonne capacités de synthèse et rédactionnelles des trois langues administratives (français, allemand et anglais) et la maîtrise du luxembourgeois constitue un atout;
• Maîtrise des outils informatiques (bureautiques usuels : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) et des logiciels de gestion documentaire (systèmes de GED et de l’archivage électronique);
• Habilité de travailler de façon systématique et exécuter de manière organisée une multitude de tâches variées dans des délais impartis;
• Connaissance de la gestion des documents en conformité avec la réglementation RGPD;
• Intérêt pour le domaine de la finance et des finances publiques;
• Connaissance du contexte légal et politique luxembourgeois.

Compétences comportementales

• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un environnement changeant;
• Aisance relationnelle et grande capacité d’écoute et de communication;
• Capacité à travailler de manière organisée, rigoureuse et méthodique;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Esprit d’initiative et orientation vers les résultats;
• Faire preuve de fiabilité, et de disponibilité, d’adaptabilité et réactivité;
• Avoir le sens des responsabilités et des priorités;
• Savoir travailler de façon autonome, précise et avoir le sens du détail.

Atouts

• Une expérience professionnelle de quelques années dans le domaine de l’archivage et une expérience auprès de l’administration publique constituent un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en archivistique ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.