Chargé de la gestion documentaire (m/f) (réf. E00044498) (réf. F00044500) (réf. M00044502)

Qui recrute ?

Missions

• Structurer et organiser la gestion documentaire du ministère en réalisant un état des lieux des pratiques existantes au sein des différents départements, en procédant au classement et à l’organisation des documents, en mettant en place une architecture documentaire cohérente et en harmonisant les pratiques afin de faciliter l’accès et la circulation de l’information, de renforcer la collaboration et d’optimiser des processus de travail;
• Définir et mettre en œuvre une stratégie de gestion documentaire couvrant l’ensemble des documents, numériques et analogues, afin de garantir leur authenticité, accessibilité, intégrité, et lisibilité;
• Élaborer, maintenir et faire évoluer le plan de classement, les tableaux de gestion et les calendriers de conservation des documents, conformément aux besoins du ministère;
• Accompagner les départements dans l'application des bonnes pratiques en matière de gestion documentaire et favoriser l'adoption de méthodes de travail communes entre ces derniers;
• Contribuer à la mise en place et à l'évolution des systèmes de gestion électronique des documents et des solutions d'archivage électronique;
• Intégrer les exigences de gouvernance documentaire dans les projets de transformation numérique du ministère dès leur conception;
• Concevoir, formaliser et actualiser les procédures, directives, guides méthodologiques et autres documents de référence en matière de gestion documentaire.

Profil

Compétences techniques

• Législations et réglementation :
  • Appliquer la législation et la réglementation en relation avec l’archivage et la protection des données.
• Procédures internes/méthodologie :
  • Connaître les procédures internes en relation avec la gestion documentaire de l’entité organisationnelle.
• Aptitudes techniques :
  • Maîtrise des processus et outils de gestion documentaire.
• Applications bureautiques :
  • Maîtrise des outils bureautiques Microsoft Word, PowerPoint, Excel et éventuellement Access.
• Logiciels spécifiques :
  • Savoir utiliser les logiciels et outils spécifiques à la gestion documentaire.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et de rigueur;
• Autonomie, proactivité et sens d’initiative;
• Sens des responsabilités et fiabilité;
• Capacité d’adaptation et gestion efficace des priorités.

Atouts

• Une expérience professionnelle acquise au sein d’un ministère ou d’une administration de l’État dans une fonction similaire, notamment dans le suivi de projets en matière de gestion documentaire, constitue un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor de bibliothécaire, documentaliste ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience de 3 à 9 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.