Chargé du protocole (m/f) (réf. M00041317)

Qui recrute ?

Missions

• Gestion de projets protocolaires et événementiels :
  • Pilotage de projets événementiels de grande envergure (visites officielles, cérémonies nationales, événements parlementaires);
  • Définition des objectifs, planification stratégique et établissement de calendriers détaillés;
  • Élaboration et suivi des budgets événementiels;
  • Coordination avec les prestataires, fournisseurs et intervenants;
  • Supervision de la réalisation des événements et évaluation post-événement.
• Analyse stratégique et conseil :
  • Analyse des enjeux protocolaires et diplomatiques liés aux événements;
  • Veille sur les évolutions des pratiques protocolaires internationales;
  • Rédaction de notes d'analyse, de bilans et de recommandations stratégiques;
  • Conseil sur les questions protocolaires.
• Gestion des visites de délégations étrangères :
  • Conception et préparation logistique et protocolaire des visites;
  • Coordination de tous les aspects organisationnels;
  • Encadrement et accompagnement des délégations pendant leur séjour.
• Gestion des déplacements à l'étranger :
  • Organisation logistique et protocolaire des visites et déplacements officiels;
  • Préparation des programmes de visite et briefing des délégations;
  • Accompagnement des délégations de la Chambre des Députés.
• Cérémonies nationales et événementiel :
  • Gestion logistique et protocolaire des cérémonies nationales;
  • Coordination avec les différentes parties prenantes institutionnelles.
• Tâches administratives :
  • Exécution des tâches administratives liées aux attributions du service;
  • Gestion documentaire et suivi des dossiers;
  • Production de rapports d'activité et de bilans.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise parfaitement les trois langues administratives du Luxembourg et l'anglais à l'oral et à l'écrit.

• Compétences en protocole et diplomatie (constituant un atout) :
  • Connaissances en matière de protocole diplomatique et cérémonial;
  • Compréhension des règles protocolaires nationales et internationales;
  • Sensibilité aux enjeux géopolitiques;
  • Bonne connaissance des différentes cultures, des coutumes et des sensibilités.
• Compétences en gestion de projet :
  • Maîtrise des méthodologies de gestion de projet (planification, suivi, évaluation);
  • Capacité à élaborer et gérer des budgets complexes;
  • Aptitude à définir des indicateurs de performance et à suivre les résultats;
  • Compétence en gestion des risques et résolution de problèmes.
• Compétences analytiques et stratégiques :
  • Capacité d'analyse approfondie des contextes institutionnels et diplomatiques;
  • Aptitude à élaborer des stratégies événementielles alignées sur les objectifs institutionnels;
  • Compétence en analyse des parties prenantes;
  • Capacité à produire des rapports d'analyse et des recommandations stratégiques.
• Compétences organisationnelles et logistiques :
  • Capacité à élaborer des plannings détaillés et à coordonner plusieurs projets simultanément;
  • Maîtrise de la gestion logistique (réservations d'hôtels, transports, locations, restauration);
  • Aptitude à coordonner différents prestataires et fournisseurs.
• Compétences en communication :
  • Capacité à rédiger des supports de communication professionnels (invitations, programmes, notes de synthèse);
  • Aptitude à produire des documents d'analyse et de reporting de qualité;
  • Maîtrise des moyens de communication numériques.
• Compétences informatiques :
  • Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
  • Compétence dans l'utilisation d'outils de gestion de projet;
  • Capacité à utiliser les outils informatiques spécifiques de l'administration;
  • Familiarité avec les équipements techniques et audiovisuels nécessaires aux événements.

Compétences comportementales

• Leadership et coordination :
  • Capacité à diriger et coordonner des équipes projets;
  • Aptitude à fédérer différents acteurs autour d'objectifs communs.
• Prise de décision :
  • Capacité de prise de décision rapide et éclairée dans des contextes complexes;
  • Aptitude à arbitrer entre différentes options.
• Flexibilité et disponibilité :
  • Flexibilité au niveau des horaires de travail;
  • Disponibilité pour travailler en dehors des heures normales (soirées, week-ends si nécessaire);
  • Disposition à effectuer des déplacements à l'étranger.
• Gestion du stress et des priorités :
  • Excellente capacité à gérer les situations de stress;
  • Aptitude à gérer les priorités et les imprévus;
  • Réactivité face aux urgences et aux demandes de dernière minute.
• Sens de l'organisation et anticipation :
  • Sens aigu de l'organisation et rigueur méthodologique;
  • Capacité d'anticipation et de planification stratégique;
  • Souci du détail et perfectionnisme.
• Autonomie et initiative :
  • Capacité à travailler de façon autonome;
  • Aptitude à prendre des initiatives appropriées et à proposer des améliorations;
  • Sens des responsabilités et fiabilité.
• Qualités relationnelles :
  • Excellentes qualités relationnelles et sens du contact;
  • Capacité à soigner les relations avec les interlocuteurs nationaux et internationaux de tous niveaux;
  • Aptitude à communiquer efficacement et à travailler en équipe;
  • Diplomatie et tact dans les relations professionnelles.
• Éthique professionnelle :
  • Sens strict de la confidentialité;
  • Intégrité et discrétion;
  • Excellente présentation.

Atouts

• Une expérience dans le domaine du protocole et une connaissance des règles diplomatiques constituent un avantage.

Conditions d’admission

Ce poste est réservé aux fonctionnaires de l'État, aux fonctionnaires communaux, et aux agents des établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en sciences politiques, en droit, en économie, en sciences humaines ou de son équivalent. Vous possédez une expérience en gestion de projets événementiels et avez démontré votre capacité à piloter des événements internationaux de haut niveau.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.