Gestionnaire administratif au sein du Secrétariat général du Gouvernement (m/f) (réf. E00042277) (réf. F00042278) (réf. M00042279)

Qui recrute ?

Missions

• Conseil de Gouvernement :
  • Réception, contrôle et traitement des dossiers:
    • Confection et diffusion de l’ordre du jour;
    • Préparation logistique et documentaire des séances du Conseil de Gouvernement (dossiers, pièces à signer, etc.);
    • Réalisation de divers travaux administratifs (préparation des extraits, mise en forme du procès-verbal, etc.);
    • Coordination avec les secrétariats ministériels et les personnes en charge des dossiers;
    • Gestion et mise à jour du sharepoint dédié;
    • Premier point de contact pour toute demande relative aux dossiers en cours;
    • Coordination avec le Service central de législation.
  • Archivage électronique & physique.
• Secrétaire général du Gouvernement et Secrétaire général adjoint du Gouvernement:
  • Soutien administratif quotidien et coordination des tâches courantes;
  • Organisation, classement et archivage des documents;
  • Accueil téléphonique et gestion des appels;
  • Planification, gestion et suivi des agendas;
  • Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers et documents administratifs.

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des trois langues administratives (français, allemand, luxembourgeois), avec de solides compétences rédactionnelles en langue française;
• La connaissance de l’anglais constitue un atout supplémentaire;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants, notamment la suite Microsoft Office;
• La maîtrise des systèmes de gestion électronique des documents (GED) est considérée comme un atout;
• Capacité d’analyse et de synthèse, permettant une compréhension rapide et une restitution claire des informations.

Compétences comportementales

• Fiabilité et sens aigu des responsabilités;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Grande disponibilité et flexibilité horaire;
• Capacité à gérer efficacement le stress;
• Polyvalence et adaptabilité dans diverses situations;
• Autonomie dans l’organisation et l’exécution des tâches;
• Aptitude au travail en équipe tout en étant capable de travailler de manière indépendante.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)