Gestionnaire de formations (Académies) (m/f) (réf. E00043846) (réf. F00043847) (réf. M00043848)

Qui recrute ?

Missions

• Organisation opérationnelle des Académies:
  • Assurer la planification et l'organisation des sessions de formation des trois académies;
  • Coordonner les emplois du temps et plannings des formateurs, intervenants et apprenants;
  • Structurer et maintenir à jour les outils d'organisation (Odoo, tableaux de suivi, plannings partagés);
  • Assister aux événements des académies.
• Gestion administrative:
  • Assurer la gestion administrative courante des académies : contrats, conventions, inscriptions, attestations;
  • Suivre les dossiers administratifs des prestataires et formateurs externes;
  • Gérer les aspects administratifs des appels d'offres et des conventions avec les partenaires industriels et académiques;
  • Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des dossiers administratifs des trois académies;
  • Produire et analyser les tableaux de bord afin d'éclairer la prise de décision et le pilotage des académies.
• Communication et relations avec les parties prenantes:
  • Assurer une communication fluide avec les apprenants, les formateurs et les partenaires, en veillant à offrir une expérience de qualité;
  • Représenter le Digital Learning Hub lors d'événements de communication et de promotion de l'offre des académies;
  • Recueillir les retours des différentes parties prenantes et contribuer à leur prise en compte dans une démarche d'amélioration continue.
• Contribution au développement des académie:
  • Contribuer aux réflexions relatives au développement des académies en apportant des analyses, des idées d'amélioration et des retours issus des activités opérationnelles, afin d'alimenter la prise de décision;
  • Contribuer activement à l'analyse du positionnement des académies au regard des besoins des apprenants, des partenaires et des évolutions du marché (IA, cybersécurité, quantum computing);
  • Identifier, proposer et contribuer à la mise en œuvre d'opportunités d'amélioration continue, de nouveaux partenariats et de développement de l'offre.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser la gestion administrative et organisationnelle de projets (planification, budget, reporting).
• Très bonnes compétences en gestion de projets et capacité à coordonner de manière autonome des dossiers ou projets transversaux.
• Bonnes connaissances des processus administratifs, budgétaires et de gestion des prestataires (appels d'offres, contrats, facturation).
• Connaissances en communication institutionnelle et gestion de la communication multicanale.
• Connaissances en matière d'analyse de données et de veille stratégique.
• La maîtrise de l'anglais et du français est indispensable pour ce poste.
• Un bon niveau en luxembourgeois est indispensable pour ce poste.

Compétences comportementales

• Capacité à construire une relation de confiance et de complémentarité.
• Sens de l'organisation, rigueur administrative et respect des procédures.
• Autonomie, sens de l'initiative et proactivité.
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Flexibilité et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Capacité à donner et recevoir du feedback de manière constructive.
• Approche collaborative et orientée utilisateur, avec une sensibilité aux besoins des apprenants, des formateurs et des partenaires.
• Esprit d'analyse, jugement et capacité à faire preuve de discernement dans des situations variées.

Atouts

• Connaissances des domaines couverts par les académies du Digital Learning Hub (IA, cybersécurité, Quantum Computing).
• Expérience en gestion de partenariats institutionnels ou industriels.
• Connaissances ou intérêt pour les approches centrées utilisateur (human-centered design, design thinking, amélioration continue).
• Connaissances en stratégie et en développement d'offres de formation.
• Expérience dans un environnement d'innovation, d'enseignement supérieur, de formation professionnelle ou de développement des compétences.
• Maîtrise de l’allemand est un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en management de projet, administration, technologie de l’information ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.