Gestionnaire du Secrétariat (m/f) (réf. E00041835) (réf. F00041836) (réf. M00041837)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l’organisation et la gestion du secrétarait du CPL dans le respect des règles et procédures définies afin de garantir une gestion optimale et transparente.

• Rôles et tâches:
  • Assurer la gestion de la centrale téléphonique:
    • Renseigner l’interlocuteur;
    • Transférer les appels.
  • Assurer la gestion du courrier:
    • Réceptionner et trier le courrier;
    • Enregistrer le courrier entrant et attribuer à un gestionnaire;
    • Mettre le courrier sortant sous enveloppe;
    • Affranchir et expédier le courrier;
    • Conduite voiture de service - permis B.
  • Assurer la gestion du matériel de bureau et des imprimés:
    • Assurer les commandes et la distribution;
    • Dresser un inventaire;
    • Organiser l’entretien des équipements de bureau;
    • Gérer le budget du service.
  • Assurer la gestion des locaux et des véhicules de la direction:
    • Gérer les réservations des salles de réunion;
    • Veiller à l’entretien et à la préparation des salles de réunion;
    • Gérer les réservations et l’entretien des voitures de services;
    • Gérer l’entretien et l’approvisionnement de la Kitchenette.
  • Assister les services administratifs de la direction:
    • Rédiger des comptes-rendues;
    • Gérer l’archivage administratif.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législations et réglementation:
  • Disposer de connaissances de la législation et la réglementation du domaine d'intervention.
• Procédures internes / méthodologie:
  • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention ( Manuel de service).
• Aptitudes techniques:
  • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir travailler avec Outlook, Excel et Word.
• Logiciels spécifiques:
  • Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration.
• Matériel et outillage:
  • Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• La maîtrise de toute langue étrangère constitue un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.