Deux expéditionnaires administratifs (m/f)
Publiée le 06/05/2024
Ville de Luxembourg
L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins du Service Hygiène et du Service Biens communaux et aménagement foncier:
deux expéditionnaires administratifs (m/f) à plein temps et rémunérés dans le groupe de traitement C1, sous-groupe administratif.
a) Conditions d’admissibilité :
- être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
- faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
- disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement C1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.
a) Missions et tâches:
1 poste auprès du Service Hygiène:
- Établissement des engagements, des bons de commandes sur demande des responsables des départements ;
- Réception et contrôle des factures fournisseurs, des bons de livraisons et des commandes ;
- Gestion des factures et des déclarations de recette à l'aide du logiciel SAP ;
- Encodage et contrôle des tickets de pesage ;
- Collecte et enregistrement des données des différentes prestations (statistiques) ;
- Facturation trimestrielle des suppléments aux clients et des dépôts illicites ;
- Suivi des factures en cas de non-paiement ;
- Gestion des doléances clients ;
- Demande d'offres auprès de fournisseurs ;
- Gérance d'une caisse et gérance des grands projets/chantiers au niveau budgétaire ;
- Collecte des données nécessaires pour le dossier de soumission ;
- Elaboration de l'avis de marché (surtout volet administratif) ;
- Analyse des offres ;
- Etablissement des statistiques sur base des données collectées et encodage au long de l'année pour les différents rapports/relevés annuels (Ministère Environnement, clients, journaux quotidiens, divers,).
Profil:
Être doté des compétences sociales suivantes :
- Précision, rigueur et bonne faculté de travail en équipe
- Bon sens des responsabilités
- Bon esprit d’organisation et de coordination
- Aisance au niveau des relations interpersonnelles
- Bonnes facultés de communication
- Bonnes connaissances informatiques (MS Office) .
Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Gilles ZIGLIANA, responsable administration du Service Hygiène, au numéro d’appel 4796 – 3624.
1 poste auprès du Service Biens communaux et aménagement foncier:
Support administratif:
- Prise en charge de l’accueil téléphonique ;
- Gestion du courrier ;
- Rédaction de contrats et d’avis ;
- Gestion de la résiliation (visite, remise des clés) ;
- Émission de factures annuelles ;
- Mise à jour de la liste d'attente et des bases de données ;
- Vérifications périodiques des données ;
- Collecte de documents cadastraux (mesurages, extraits) ;
- Gestion du stock de matériel d’entretien ;
- Coordination régulière des demandes des associations avec les autres services communaux ;
- Préparation des demande d’offres et dossiers d'adjudication ;
- Élaboration du cahier des charges ;
- Lancement des appels d'offres ;
- Analyse des propositions ;
- Préparation des commandes ;
- Gestion du budget ;
- Vérification des factures ;
- Analyse des autorisations ;
- Coordination avec le bureau d'études ;
- Supervision des chantiers d'entretien.
En coordination avec l’équipe terrain:
- Établissement de visites des lieux ;
- Réalisation périodique d'analyses de sol ;
- Visites périodiques des terrains ;
- Contrôle des travaux réalisés ;
- Réception des travaux.
Profil :
- Aisance au niveau de la coordination et de l’organisation impliquant de nombreux acteurs ;
- Facilité à communiquer et à travailler avec de nombreux intervenants ;
- Sens des responsabilités pour la réalisation des projets « client-oriented » et le respect des délais impartis ;
- Capacité à travailler de façon autonome ;
- Compétence en outils bureautiques et informatiques communs (word, excel, …) ;
- Bonnes facultés de communication ;
- Capacité à travailler avec les chiffres ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Capacité à travailler avec des plans et cartes.
Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Pierre-Yves Mutel, chef de service, tél. : 4796 – 4774.