Administrateur fonctionnel / Administratrice fonctionnelle GED Expirée

Nous sommes aujourd'hui le premier employeur du Grand-Duché et comptons parmi les recruteurs les plus actifs. Attentifs aux besoins de notre Groupe, comme de ceux de nos employés, nous recrutons, intégrons et accompagnons chaque année plusieurs dizaines de nouveaux collaborateurs de tous horizons, de tous profils. L'expansion de nos activités nous pousse à la recherche incessante de nouveaux talents qui, tous ensemble, nourrissent la diversité de notre grande famille CFL.

Notre Service Informatique se propose d'engager, pour une entrée immédiate, un ou une

ADMINISTRATEUR FONCTIONNEL /

ADMINISTRATRICE FONCTIONNELLE GED

Ce poste est à pourvoir à temps plein, bénéficie du flexitime et est éligible au télétravail.

Votre mission :

En tant que Spécialiste en gestion documentaire numérique, vous jouerez un rôle essentiel dans la mise en œuvre et le fonctionnement de la gestion documentaire et de l'archivage électronique, en alignement avec la stratégie globale des CFL :

· Vous êtes le premier point de contact pour les utilisateurs et leurs questions liées à la gestion documentaire.

· Vous serez responsable de l'administration fonctionnelle, de la maintenance et de l'optimisation des systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) et d'Archivage Électronique (SAE) :

· Vous traitez les demandes des différents services métiers, en analysant leur besoin en gestion documentaire ou leur besoin en digitalisation de leurs processus.

· Vous fournissez du conseil et des solutions pragmatiques adaptées à leur situation et en lien avec la stratégie de digitalisation des processus.

· Vous fournirez un soutien fonctionnel technique aux services et utilisateurs, en les conseillant sur les meilleures pratiques en matière de gestion documentaire.

· Vous veillerez à la création, qualité et maintenance des métadonnées, à la taxonomie et à la nomenclature des documents.

· Vous contrôlerez les droits d'accès et les autorisations, ainsi que l'emplacement des documents classés dans l'arborescence basée sur les activités des systèmes GED et SAE.

· Vous collaborerez avec les services et divisions pour concevoir et mettre en place des environnements et de workflows documentaires efficaces.

· Vous proposez une digitalisation des processus papier en utilisant les outils existants (GED, SAE, outil signature électronique).

· Vous organiserez et exécuterez des tests techniques et fonctionnels, garantissant ainsi la fiabilité des systèmes.

· Vous formerez les utilisateurs aux procédures et à l'utilisation des outils GED, SAE et de signature électronique.

· Vous les accompagnerez pour assurer une adoption fluide des nouvelles pratiques documentaires et assurez la gestion du changement.

· En étroite collaboration avec les parties prenantes de l'entreprise, vous contribuerez à la coordination et à la mise en œuvre du tableau de tri.

· Vous veillerez à ce que les documents soient classés et archivés conformément aux exigences légales et organisationnelles.

· Vous participerez activement à la révision et à l'amélioration constante des outils et procédures de gestion documentaire.

Votre profil :

· Vous êtes titulaire d'un Bachelor en Informatique ou dans une spécialité archivistique ou en Information management

· Vous bénéficiez d'une première expérience probante en tant qu'archiviste ou dans le domaine de la gestion électronique des documents ou dans la signature électronique

· Vous démontrez une expertise solide dans l'utilisation des outils de Gestion Electronique de Documents (GED), des Systèmes d'Archivage Électronique (SAE) et des workflows (BPMN) spécifiques à l'entreprise, ainsi qu'une compréhension approfondie des méthodes de classement et d'archivage

· Vous saviez conceptualiser et analyser le cycle de vie d'un document

· Vous êtes compétent dans l'utilisation des systèmes de gestion de documents pour les différentes phases, de l'identification à la conservation, en passant par l'enregistrement, le classement et le stockage. Des connaissances de pratiques normalisées, comme issues du records Management, avec l'ISO 15489, ou du domaine des archives de l'ISAD(G) constituent un avantage

· Vous maîtrisez parfaitement les langues française et anglaise, à l'oral comme à l'écrit, et la maîtrise du luxembourgeois ou de l'allemand est un avantage supplémentaire.

· Vos excellentes capacités rédactionnelles et votre intérêt pour les questions d'ergonomie et d'accessibilité vous distinguent

· Vous avez une aptitude avérée à coordonner et superviser des projets avec méthode, vous savez animer des groupes de travail, des réunions, des formations et des ateliers de recueil des besoins

· Votre flexibilité, votre orientation client prononcée et votre capacité à initier l'action sont des qualités qui vous caractérisent

· Vous travaillez de manière rigoureuse, méthodique et organisée, ce qui vous permet d'assurer un niveau élevé de qualité dans toutes vos missions

· Vous avez la nationalité d'un pays membre de l'Union Européenne

Vos obligations administratives :

• Une équivalence des diplômes étrangers vous sera demandée : pensez à introduire dès maintenant votre demande d'inscription au registre des titres auprès du Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
• Un extrait de votre casier judiciaire luxembourgeois (bulletin numéro 3 et éventuellement numéro 4), - ainsi que de votre pays de résidence si vous n'êtes pas résident luxembourgeois - datant de moins de 3 mois sera également à présenter lors de la première entrevue.

À la recherche d'un nouveau défi professionnel ?

Vous pouvez déposer votre candidature via ce site pour le 28/04/2024 au plus tard.

Les entretiens se dérouleront du 06/05/24 au 10/05/24.

Votre personne de contact, Aurea PATRICIO reste à votre entière disposition par téléphone pour tout renseignement complémentaire : 24 89 36 36.