Assistant à la direction (m/f) (réf. E00041709) (réf. F00041710) (réf. M00041711)

Qui recrute ?

Missions

• Fournir un support à la direction: 
  • Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations; 
  • Etablir des dossiers et mettre en forme des documents; 
  • Coordonner et gérer la correspondance; 
  • Gérer l’organisation d'événements internes.
• Gérer les contacts de la direction: 
  • Prendre en charge des appels téléphoniques et réceptionner et diffuser des messages; 
  • Accueillir des personnes externes; 
  • Agir en tant que personne de contact pour la direction; 
  • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions: 
  • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire; 
  • Rédiger des rapports et co‐ ordonner le suivi de réunions.

Profil

Compétences techniques

• Compétences support: 
  • Applications bureautiques: 
    • Savoir travailler avec Excel et Word.
  • Logiciels spécifiques: 
    • Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place;
    • Dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction; 
    • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents. 
  • Matériel et outillage: 
    • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction. 
• Compétences langues: 
  • Compétences écrites: Allemand; Anglais; Français; Luxembourgeoi. 
  • Compétences orales: Allemand; Anglais; Français; Luxembourgeois.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.