Gestionnaire de logistique et de sécurité (m/f) (réf. E00040319) (réf. F00040320) (réf. M00040321)

Qui recrute ?

Missions

• Gestion de l’infrastructure et de la logistique:
  • Répondre aux besoins pédagogiques liés aux espaces et équipements;
  • Suivre l’état des espaces et proposer des actions d’amélioration;
  • Participer à l’organisation matérielle et technique des salles et espaces du Digital Learning Hub.
• Coordonner la mise en exploitation de nouveaux locaux de formation:
  • Recueil des besoins (pédagogiques, techniques, etc.);
  • Coordination des travaux/aménagements (avec services compétents et prestataires);
  • Suivi des commandes (mobilier, équipements, accessoires) et des livraisons;
  • Réception, contrôle, installation, organisation de l’espace et validation finale (espace opérationnel).
  • Mettre en place et tenir à jour les inventaires (mobilier, équipements de salles, matériel pédagogique p.ex. imprimantes 3D, matériel événementiel);
  • Assurer le suivi des stocks (entrées/sorties, niveaux minimum, localisation);
  • Garantir la traçabilité et la disponibilité des ressources partagées (prêts, retours);
  • Assurer la gestion logistique du matériel et du mobilier (inventaires, suivi des stocks et disponibilité pour les formations);
  • Planifier et coordonner la mise en place et la remise en état des espaces (avant/après formation ou événement);
  • Garantir la disponibilité opérationnelle des ressources logistiques (matériel, accessoires, équipements partagés);
  • Appuyer le chargé de communication dans la préparation logistique des événements, faire la régie d'équipement audio et vidéo pendant les événements, être à disposition pendant les événements;
  • Être le point de contact avec les services de nettoyage et de gardiennage.
• Sécurité, santé et prévention:
  • Garantir le respect des règles de promouvoir la prévention (information, sensibilisation, bonnes pratiques);
  • Tenir à jour, structurer et diffuser le référentiel sécurité (plan, procédures, consignes, affichages) en coordination avec les instances compétentes ; assurer sa communication régulière à l’ensemble des agents;
  • Rédiger et actualiser les procédures (alerte, incident, évacuation, points de rassemblement, rôles) et veiller à leur compréhension et application sur le terrain;
  • Assurer le suivi des dispositifs de sécurité : signalement des anomalies, coordination des interventions, suivi des actions correctives;
  • Mettre en place et maintenir une organisation d’évacuation fiable : intervenants identifiés, formés et suppléants, listes à jour, rôles clarifiés et suivi des formations requises;
  • Planifier et piloter les exercices d’évacuation et, si nécessaire, les dispositifs de premiers secours : comptes-rendus, retours d’expérience et plans d’amélioration;
  • Garantir la disponibilité de personnel formé (évacuation, premiers secours, rôles d’intervention) : planification des formations et recyclages, suivi des validités, suppléances ; assurer sa propre formation continue;
  • Centraliser et suivre doléances, incidents, manquements, quasi-accidents et accidents : documentation, analyse si pertinent, mesures de prévention;
  • Tenir un registre de sécurité (incidents, exercices, contrôles, actions, formations) assurant la traçabilité et le pilotage;
  • Assurer la coordination et le rôle de point de contact sécurité (chef d’administration, IG sécurité FP, médecins, services techniques, etc.);
  • Contribuer à l’identification/évaluation des risques liés aux espaces et méthodes de travail et proposer des mesures correctives et préventives.

Profil

Compétences techniques

• Connaissance de la législation en matière de sécurité dans la fonction publique et/ou formation/certification en sécurité (secourisme, prévention des risques, sécurité au travail);
• Compétences en logistique (préparation d’espaces, gestion de matériel, organisation opérationnelle);
• Connaissances de base en génie civil / infrastructures (aménagements, implantation, suivi d’interventions);
• Compétences en gestion d’inventaires et de traçabilité (mobilier, équipements, stocks, prêts/retours);
• Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, notamment Excel pour le suivi et le reporting).

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités et forte attention aux enjeux de sécurité;
• Sens de la coordination;
• Sens de la communication pour informer, sensibiliser et prévenir (consignes, briefings, rappels);
• Flexibilité et disponibilité : capacité à s’adapter aux contraintes opérationnelles (ex. venir plus tôt, ajustements selon formations/événements, gestion des imprévus);
• Autonomie et fiabilité : prise d’initiative pertinente, suivi des dossiers de bout en bout, respect des engagements;
• Organisation et rigueur : prioriser, planifier, documenter et assurer la traçabilité (inventaires, registres, actions sécurité);
• Gestion du stress : sang-froid et efficacité en situation critique;
• Communication claire et assertive : transmettre des consignes, sensibiliser, recadrer si nécessaire, tout en conservant une posture professionnelle et rassurante.

Atouts

• Expérience en logistique;
• Expérience en infrastructures / génie civil ou coordination d’aménagements;
• Connaissance d’un environnement de formation ou d’éducation pour adultes.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.