Archiviste (m/f) (réf. E00039783) (réf. F00039784) (réf. M00039785)

Qui recrute ?

Missions

• Garantir la conformité des archives:
  • Gérer les archives électroniques et physiques et la documentation administrative;
  • Garantir la conformité des archives par rapport à la législation luxembourgeoise sur l’archivage;
  • Analyser, adapter et documenter les procédures internes en relation avec la documentation administrative et l’archivage.
• Rechercher, préparer et analyser des documents:
  • Rechercher des dossiers archivés et mettre à disposition des personnes compétentes des dossiers numérisés ou physiques;
  • Préparer des documents en dossier d’archive et numériser les documents pour l’archivage;
  • Sélectionner et analyser des documents par rapport à leur durée d’utilité administrative;
  • Rédiger des synthèses de l'information trouvée.
• Organiser le plan de classement:
  • Faire l’inventaire de l’archivage existant et élaborer un plan de classement;
  • Conserver la documentation de longue durée;
  • Gérer le plan de classement, encoder et gérer de façon dynamique l’information;
  • Apporter des améliorations dans la façon de documenter et de classer.
• Établir une table de concordance avec le plan de classement de la GED:
  • Former et conseiller les agents en matière d’archivage:
    • Conseiller les agents sur les supports de diffusion de l'information;
    • Conseiller les agents sur la durée de vie légale de chaque document;
    • Informer les agents des nouveaux développements;
    • Aider au classement de l'information pertinente.
  • Assurer le lien avec les Archives nationales de Luxembourg et le MAE:
    • Représenter l'administration au réseau des professionnels de l’archivage;
    • Être le principal interlocuteur de l'administration avec les Archives nationales et du MAE.
• Gérer les visites d’inspection des Archives nationales.

Profil

Compétences techniques

• Avoir une bonne capacité d'analyse et esprit de synthèse;
• Savoir évaluer les informations, données et contenus de manière critique, identifier les liens logiques et restituer l’information dans une synthèse cohérente;
• Avoir une bonne expression orale et rédactionnelle, en particulier en langue luxembourgeoise et française;
• Maîtriser les normes en matière de gestion des documents;
• Maîtriser les techniques de l’archivage et du classement;
• Maîtriser les logiciels bureautiques usuels.

Compétences comportementales

• Faire preuve de sens d'initiative, de flexibilité, de respect, de fiabilité, de polyvalence, de disponibilité et d'une capacité d'adaptation aux changements;
• Avoir le sens de l'organisation et des responsabilités;
• Savoir travailler de manière méthodique et consciencieuse;
• Savoir gérer les priorités et les délais;
• Faire preuve de confidentialité et d’intégrité;
• Avoir une aisance dans la communication interne et externe;
• Savoir travailler de façon autonome et en équipe.

Atouts

• Maîtriser la législation en relation avec l'archivage et la protection des données;
• Avoir une connaissance des procédures courantes de l'administration gouvernementale.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en archivistique ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)