Assistant à la direction (m/f) (réf. E00040332)

Qui recrute ?

Missions

• Assistance aux membres de la direction pour optimiser la gestion de l’activité quotidienne ;
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Organisation des rendez-vous et gestion du planning de la direction ;
• Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de l’administration ;
• Réalisation de tâches de secrétariat classique telles que la prise de note, la rédaction des courriers, le classement des dossiers, l’archivage, l’impression de documents, la distribution et l’envoi du courrier ;
• Collaboration avec le service administratif et les ressources humaines ;
• Préparation et organisation des réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation des salles etc.) ;
• Rédaction de supports de communication en interne et en externe comme p.ex des rapports, des comptes rendus, des notes ;
• Remplacement ponctuel de la réception : accueil physique et téléphonique, gestion des e-mails, calendriers et statistiques.

Profil

Compétences techniques

• Expérience requise dans le domaine de l’assistanat de direction ou de secrétariat de direction ;
• Très bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise ;
• Bonne maîtrise des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées ;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques ;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun ;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative ;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres ;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés ;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement ;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Connaissance de l’éducation nationale y compris de son fonctionnement et de ses acteurs.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.