Gestionnaire en simplification administrative (m/f) (réf. CGDIS002194-E)

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est d’assister le département Gestion administrative dans la simplification des procédures et à l’optimisation des processus administratives. Il contribue à la digitalisation des démarches administratives dans l’objectif de favoriser une administration plus efficace, fluide et orientée vers l’utilisateur final:
• Examiner et évaluer les processus administratifs existants, en identifiant les étapes redondantes ou inutiles, afin de proposer des solutions de simplification;
• Collaborer avec les différentes entités pour comprendre les besoins et les contraintes, et mettre en place des améliorations;
• Participer au développement et à la révision des formulaires et de procédures accessibles en ligne en appliquant une approche orientée vers l’utilisateur final;
• Recueillir les retours des utilisateurs et proposer des adaptations en fonction des besoins;
• Réaliser des guides et des supports d’aide pour les agents du CGDIS expliquant les procédures simplifiées et digitalisées;
• Proposer régulièrement des rapports sur l’état d’avancement des projets liés à la simplification et à la digitalisation;
• Exécuter ou reprendre, suivant le besoin, différentes tâches et missions au sein du département;
• Contribuer et apporter un appui au délégué à l’archivage dans l’exécution de ses missions quotidiennes.

Profil

Compétences techniques

• Savoir optimiser la gestion des processus administratifs;
• Disposer d’une bonne maîtrise des outils informatiques, des systèmes de gestion de documents et des plateformes de dématérialisation;
• Comprendre des processus complexes et proposer des solutions pragmatiques et efficaces;
• Posséder une aisance dans la communication avec différentes entités, et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés;
• Avoir une capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives;
• Faire preuve de sensibilité à l’expérience utilisateur, avec un souci constant d’améliorer l’accessibilité et la simplicité des démarches administratives pour les agents du CGDIS.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur,
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés,
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle dans le domaine de la digitalisation et simplification de procédures administratives;
• Détenir des connaissances de base dans la gestion de projets.
• Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.