Agent administratif (m/f) (réf. E00039243) (réf. F00039244)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs. Organiser les plannings de réunions et la prise de rendez-vous et gérer les réservations de salles (réunions, supervisions, formations interne);
• Mettre à jour les dossiers élèves, assurer la complétude des pièces et envoyer les accusés de réception selon les règles de confidentialité. Effectuer le classement et l’archivage des documents administratifs (physique et numérique). Gérer les demandes d’accès et le matériel pour les nouveaux/nouvelles collaborateur-trices (comptes, identifiants, équipements);
• Effectuer les commandes de matériel informatique et tenir à jour l’inventaire digital;
• Assurer les commandes de matériel de bureau et gérer le stock;
• Contribuer à l’organisation et la coordination du Mobibus (demandes planification, communication avec les prestataires). Soutenir l’unité administrative dans diverses tâches quotidiennes en identifiant les besoins prioritaires. Participer aux réunions de services, réunion plénières et réunions de l’unité administrative, et assurer le suivi des points d’organisation.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances de base en administration, gestion de dossiers et procédures internes;
• Compréhension des règles administratives du secteur public;
• Notions de gestion documentaire, classement et archivage;
• Connaissances de base en communication visuelle et digitale;
• Bonne maîtrise des trois langues officielles du pays;
• Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, numérisation, classement numérique);
• Aisance avec les logiciels internes ou institutionnels (inventaire, réservation de salles, gestion documentaire);
• Rigueur dans la gestion des documents confidentiels;
• Capacité à gérer des stocks et des commandes;
• Capacité à rédiger de manière claire et structurée.

Compétences comportementales

• Excellente organisation du travail, rigueur et sens du détail;
• Gestion simultanée de plusieurs tâches avec respect des délais;
• Autonomie dans l’exécution et capacité à anticiper les besoins;
• Fiabilité, constance et grande précision administrative;
• Capacité d'adaptation;
• Sens des responsabilités et professionnalisme;
• Esprit d’équipe et communication efficace;
• Attitude respectueuse et discrète;
• Capacité à accueillir et soutenir des interlocuteurs variés;
• Accueil courtois et sens du contact;
• Sens du service public et posture bienveillante.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.