Assistant administratif (m/f) (réf. E00039550)

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu'assistant administratif vous intègrerez le Service "Support administratif" du Département étrangers de la Direction générale de l'immigration qui est en charge de l'accueil du public et du support des gestionnaires de dossiers. Vos missions principales seront:
  • Accueil physique du public au sein des guichets d'enrôlement et de délivrance:
  • Vous assurez l'enrôlement des données biométriques au sein des guichets;
  • Vous gérez la délivrance des documents de séjour et de voyage;
  • Vous assurez la bonne gestion du back-office au sein des guichets.
• En cas de besoin, garantir un support aux autres services du Département "Etrangers":
  • Vous gérez le courrier entrant (demandes, pièces complémentaires, rapports, etc.) en assurant l'encodage et le transfert aux gestionnaires de dossiers ainsi que le courrier sortant;
  • Vous soutenez l'équipe des Archives.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office);
• Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise: expression écrite et orale.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.