Junior en gestion administrative et financière (m/f) (réf. E00039717) (réf. F00039718) (réf. M00039719)

Qui recrute ?

Missions

• L’Assistant en gestion administrative et financière assure un soutien opérationnel transversal couvrant:
  • La gestion administrative courante;
  • L’appui aux fonctions financières et comptables;
  • La rédaction et la formalisation de procédures internes;
  • L’organisation logistique et administrative de l’établissement;
  • Le secrétariat des réunions et instances.
• Il contribue activement à la mise en place des fondations administratives et financières de l’établissement.

• Appui à la gestion administrative et financière:
  • Assister la personne en charge de l’administratif et financier dans la gestion quotidienne des opérations;
  • Participer au suivi des relations administratives externes;
  • Préparer et suivre les démarches administratives variées (affiliations, inscriptions, correspondances officielles, formalités diverses).
• Comptabilité et opérations financières courantes:
  • Mettre à jour la comptabilité courante (saisie, classement, rapprochements simples);
  • Préparer les paiements (vérification des pièces, préparation des ordres, suivi);
  • Assurer le suivi administratif des courriers et factures entrantes et sortantes;
  • Classer et archiver les pièces comptables et justificatives.
• Commandes et logistique administrative:
  • Réceptionner et enregistrer les commandes et livraisons;
  • Assurer le suivi administratif des achats et prestations;
  • Gérer les relations pratiques avec les fournisseurs et prestataires.
• Rédaction de procédures et documentation interne:
  • Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes (administratives, financières, organisationnelles);
  • Contribuer à la documentation des processus et à la structuration des dossiers internes.
• Organisation des réunions et secrétariat:
  • Organiser les réunions (convocations, ordre du jour, logistique, salles, supports);
  • Rédiger les procès-verbaux de réunions, notes et comptes rendus;
  • Assurer le suivi des décisions et actions décidées en réunion.
• Contribution à la modernisation et aux outils numériques:
  • Participer à la mise en place et à l’utilisation d’outils numériques de gestion (comptabilité, gestion documentaire, workflow);
  • Proposer des améliorations organisationnelles ou technologiques visant à gagner en efficacité;
  • Contribuer à la digitalisation des processus internes.

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des langues officielles du Luxembourg et de l’anglais;
• Intérêt pour les processus financiers et administratifs;
• Capacité à rédiger des documents clairs et structurés (procédures, procès-verbaux);
• Aisance avec les outils numériques et intérêt pour les nouvelles technologies;
• Maîtrise des outils bureautiques modernes (Suite Microsoft 365, outils collaboratifs, gestion documentaire) et des réseaux sociaux;
• Connaissance du fonctionnement des institutions publiques et du protocole administratif constitue un atout.

Compétences comportementales

• Polyvalence, fiabilité et sens de l’organisation;
• Rigueur administrative et attention aux détails;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Capacité à travailler dans un environnement en construction, avec des tâches variées;
• Esprit d’équipe, sens du service public et intégrité professionnelle.

Atouts

• Une première expérience professionnelle ou des stages en environnement administratif, financier ou public constituent un atout;
• Connaissance ou intérêt prononcé pour la règlementation nationale et internationale en matière de Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme;
• Une connaissance de la procédure des marchés publics constitue à un atout distinctif.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en gestion, droit, comptabilité, administration publique, droit, sciences économiques ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.