Membre du secrétariat SPJ (m/f) (réf. E00039105) (réf. F00039106)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
• Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique ;
• Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et /ou des membres de l’unité;
• Préparer les réunions (p.ex. préparer OJ, les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
• Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, etc.);
• Assurer la mise à jour des listings;
• Gérer certains droits d’accès;
• Etablir des statistiques;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Préparer des notes internes;
• Retranscription de documents ou autres;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Participer à l’organisation de certains évènements (p.ex. festivités, stages, etc.);
• Effectuer des recherches (p.ex. Internet, LEGILUX, bases de données, etc.).

Nous vous informons que suite à la réception de votre candidature, une « épreuve spéciale » vous sera envoyée et doit être remplie obligatoirement afin que votre candidature soit recevable.

Profil

Compétences techniques

• Compétences langues: luxembourgeois, français, allemand et anglais;
• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

• Planifier et organiser;
• Suivre les instructions et procédures;
• Avoir le sens de responsabilités;
• Être autonome et initier l’action;
• Être orienté citoyen/client;
• Ecrire et rédiger;
• Transmettre des informations;
• Travailler en équipe;
• Être diplomate;
• Être discret;
• Être disponible;
• S’adapter.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.