Responsable de la coordination administrative et du back-office (m/f) (réf. E00039706) (réf. F00039707) (réf. M00039708)

Qui recrute ?

Missions

• Coordination administrative et vision transversale ;
• Disposer d’une vue d’ensemble sur le fonctionnement de la Division afin d’en garantir la cohérence et la fluidité ;
• Être un point de référence pour les agents sur les questions administratives, organisationnelles et procédurales ;
• Garantir une gestion structurée et fiable des documents internes ;
• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes, la direction et les partenaires ;
• Gestion administrative ;
• Garantir la qualité rédactionnelle des communications internes et externes ;
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et documents officiels ;
• Assurer la conduite et le suivi de projets administratifs, organisationnels ou transversaux ;
• Faire le lien entre les acteurs internes et externes, coordonner les actions et assurer le suivi des échéances ;
• Développer, formaliser et actualiser les procédures internes de la Division.

Profil

Compétences techniques

• Expérience confirmée dans un rôle administratif transversal, de coordination ou de conduite de projets ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et parfaite maîtrise du français, luxembourgeois et allemand écrit ;
• Capacité à structurer, analyser et synthétiser l’information ;
• Vision globale, sens de l’organisation et capacité à travailler en transversal ;
• Bonnes connaissances en management et en outils informatiques (pack Microsoft Office, outils d’archivage et de gestion documentaire, outils collaboratifs et de suivi) ;
• Capacité à faire preuve de fiabilité, de disponibilité, de flexibilité et de réactivité face aux urgences.

Compétences comportementales

• Capacité de gestion fonctionnelle et sens de la coordination ;
• Rigueur, autonomie et sens des responsabilités ;
• Esprit d’initiative et force de proposition ;
• Sens du service et esprit d’équipe ;
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Atouts

• Aisance reconnue dans la prise de parole en public, que ce soit en contexte exécutif, académique ou événementiel ;
• Habitude de travailler avec des dirigeants et des équipes multiculturelles dans des environnements complexes ;
• Expérience en gestion de projets pour le suivi de la mise en œuvre de solutions informatiques.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en management, information et communication ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 10 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.